Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen: Woran er scheitert und wie Sie ihn sichern
Vorsteuerabzug E-Rechnung: Warum bei hybriden Rechnungen das XML zählt, welche Pflichtangaben fehlen dürfen und wie Sie den Abzug in der Prüfung belegen.
Vellonode Team
Redaktion
Ein Risiko, das erst Jahre später sichtbar wird
Der Vorsteuerabzug ist für die meisten Unternehmen der finanziell relevanteste Aspekt jeder Eingangsrechnung. Und er ist der Punkt, an dem Fehler im Umgang mit E-Rechnungen am spätesten auffallen: nicht beim Empfang, nicht beim Buchen, sondern in der Betriebsprüfung — regelmäßig drei bis fünf Jahre später, wenn eine Korrektur beim Lieferanten kaum noch möglich ist.
Die Umstellung auf strukturierte Formate hat dabei eine neue Fehlerquelle geschaffen, die es bei Papier- und PDF-Rechnungen nicht gab. Dieser Artikel erklärt, wo genau der Vorsteuerabzug E-Rechnung gefährdet ist und mit welchen Maßnahmen Sie ihn absichern.
Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen: Die rechtliche Grundlage
Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass Ihnen eine Rechnung im Sinne der §§ 14, 14a UStG vorliegt. Diese muss die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten — vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag.
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Der Abzug ist dann zunächst zu versagen — mit Nachzahlungszinsen von 0,15 % pro Monat nach § 233a AO.
Die entscheidende Neuerung: Das XML ist maßgeblich
Bei einer hybriden Rechnung — ZUGFeRD oder Factur-X — existieren zwei Darstellungen desselben Vorgangs: das sichtbare PDF und die eingebettete XML-Datei. Sie können inhaltlich voneinander abweichen, etwa wenn eine Software die Sichtdarstellung aus einer Vorlage erzeugt, die XML-Daten aber aus einem anderen Datensatz.
Die Finanzverwaltung hat im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 klargestellt: Bei Abweichungen zwischen Bild und Datensatz ist der strukturierte Teil führend. Was im XML steht, gilt.
Das kehrt die gewohnte Prüfpraxis um. Ein Sachbearbeiter, der das PDF ansieht und alle Pflichtangaben findet, hat damit nicht geprüft, ob die Rechnung ordnungsgemäß ist. Die maßgeblichen Daten hat er nie zu Gesicht bekommen.
Für den Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen heißt das: Geprüft werden muss der Datensatz. In der Praxis treten Abweichungen häufiger auf als erwartet: abweichende Leistungszeiträume, im PDF ausgewiesene, im XML fehlende Rabatte, unterschiedliche Steuersätze bei gemischten Positionen. Wer nur das Bild prüft, übersieht sie systematisch.
Was passiert, wenn Sie ein PDF bekommen, obwohl eine E-Rechnung Pflicht war?
Dieser Fall wird ab 2027 häufiger — dann dürfen nur noch Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz weiterhin PDFs versenden.
Erhalten Sie eine „sonstige Rechnung", obwohl der Lieferant eine E-Rechnung hätte ausstellen müssen, gilt: Die Rechnung ist formal nicht ordnungsgemäß. Der Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen und ihren Ersatzformen ist damit aber nicht automatisch verloren. Die Finanzverwaltung lässt den Vorsteuerabzug nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 dennoch zu, wenn sich die materiellen Voraussetzungen objektiv nachweisen lassen — also Leistung, Leistender und Steuerbetrag zweifelsfrei feststehen. Diese Linie folgt der Rechtsprechung des EuGH (Rechtssachen Barlis 06 und Senatex).
Verlassen Sie sich nicht darauf. Der objektive Nachweis ist eine Auffangregel, kein Freibrief: Sie müssen ihn führen, und zwar Jahre später. Deutlich einfacher ist es, beim Lieferanten sofort eine formgerechte Rechnung anzufordern — solange der Vorgang noch frisch ist.
Aufbewahrung: Das Original ist die Datei, nicht der Ausdruck
E-Rechnungen sind acht Jahre im Originalformat aufzubewahren (§ 14b UStG, seit 1. Januar 2025 verkürzt von zehn Jahren). Der strukturierte Datensatz muss dabei unverändert und maschinell auswertbar bleiben — das verlangen die GoBD ausdrücklich.
Drei Vorgänge zerstören das Original, ohne dass es jemand bemerkt:
- Neu-Speichern über „Drucken → Als PDF": Die eingebettete XML-Datei geht verloren. Das Ergebnis sieht identisch aus.
- PDF-Komprimierung durch Mailserver, Archivsysteme oder Scan-Software: Je nach Verfahren entfernt sie eingebettete Anhänge.
- Konvertierung nach PDF/A ohne Rücksicht auf Anhänge: Auch hier verschwindet das XML.
In allen drei Fällen liegt Ihnen anschließend eine Datei vor, die die Prüfung nicht besteht — obwohl der Lieferant korrekt geliefert hat.
Checkliste: Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen absichern
- Strukturierte Daten prüfen, nicht nur das Bild. Legen Sie fest, dass die Pflichtangaben gegen den XML-Inhalt kontrolliert werden. Bei hybriden Rechnungen entscheidet er.
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten gegenprüfen. Die Bestätigungsabfrage beim Bundeszentralamt für Steuern ist kostenlos und im Prüfungsfall ein starker Beleg.
- Leistungszeitpunkt kontrollieren. § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG verlangt ihn. Er fehlt in der Praxis am häufigsten — vor allem bei Dienstleistungen, wo gern nur das Rechnungsdatum steht.
- Original unverändert archivieren, bevor irgendein anderes System die Datei anfasst. Der Eingang ist der richtige Zeitpunkt, nicht die Ablage am Monatsende.
- Bei Mängeln sofort reklamieren. Eine Rechnungsberichtigung wirkt nach der Rechtsprechung des EuGH auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück — das rettet die Zinsen.
- Eingangskanäle bündeln. Rechnungen, die an persönliche Postfächer gehen, entziehen sich jeder Prüfroutine.
Der blinde Fleck: der Eingangskanal
Die meisten Unternehmen haben ihren Rechnungsausgang im Griff, weil dort die eigene Software den Takt vorgibt. Der Eingang ist der ungeordnete Teil: PDFs aus dem Sammelpostfach, ZUGFeRD-Dateien vom Großlieferanten, XRechnungen von öffentlichen Auftraggebern, Papierbelege aus der Werkstatt.
Genau hier entsteht das Risiko. Wenn niemand systematisch prüft, ob der strukturierte Datensatz vollständig ist und ob das Original unverändert abgelegt wurde, häufen sich Mängel unbemerkt an — jeder einzelne klein, in Summe über einen Prüfungszeitraum aber erheblich.
Rechnen Sie durch, was auf dem Spiel steht: Bei 200 Eingangsrechnungen im Monat mit durchschnittlich 800 Euro netto und 19 % Umsatzsteuer geht es um rund 365.000 Euro Vorsteuer pro Jahr. Schon eine Beanstandungsquote von zwei Prozent bedeutet einen fünfstelligen Betrag zuzüglich Zinsen.
Prüfung automatisieren statt stichprobenartig
Der wirksamste Ansatz ist, die Kontrolle in den Eingangsprozess zu verlegen: Jede eingehende Rechnung wird ausgelesen, die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG werden gegen den strukturierten Datensatz geprüft, Abweichungen zwischen PDF und XML werden angezeigt — und das Original wird unverändert archiviert, bevor irgendein anderer Schritt darauf zugreift.
Vellonode liest PDF- und E-Rechnungen per KI aus, gleicht bei hybriden Belegen die Sichtdarstellung mit dem eingebetteten XML ab und weist fehlende Pflichtangaben je Feld aus — mit einem Konfidenzwert, der zeigt, wo ein kurzer Blick genügt. Das Originaldokument bleibt dabei unangetastet.
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