E-Rechnungen direkt aus Word
Erstellen Sie ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien direkt aus Ihren Word-Dokumenten – ohne Copy & Paste, ohne Medienbruch. Das Vellonode Add-in liest Ihre Rechnungsdaten automatisch aus und liefert eine EN16931-konforme E-Rechnung.
Sie erhalten eine Manifest-Datei (manifest.xml, wenige Kilobyte) – keinen Installer. Sie sagt Word und Excel, wo das Add-in liegt. So wird sie eingebunden – das dauert unter einer Minute.
Zum Erstellen von E-Rechnungen brauchen Sie ein kostenloses Vellonode-Konto.
Voraussetzung: Microsoft 365 oder Office 2021. Office 2019 und älter können Add-Ins dieser Art nicht ausführen – dort führt die Installation zu einem leeren Fenster.
Ihre Vorteile
Kein Medienbruch
Bleiben Sie in Word – Rechnungsdaten werden direkt aus Ihrem Dokument gelesen. Kein Export, kein Upload, kein Wechsel zwischen Programmen.
EN16931-konform
ZUGFeRD 2.x und XRechnung 3.0 – beide Formate erfüllen die europäische Norm. Validierung inklusive, Fehler werden sofort angezeigt.
Desktop & Web
Funktioniert in Microsoft Word am Desktop und im Browser (Microsoft 365 Web). Ein Add-in, überall verfügbar.
So funktioniert’s
Add-in installieren
Manifest-Datei in Word laden – einmal einrichten, dauerhaft nutzen. Auch zentral per Microsoft 365 Admin Center verteilbar.
Rechnung vorbereiten
Nutzen Sie Ihre gewohnte Rechnungsvorlage in Word. Das Add-in erkennt die Daten automatisch per KI.
E-Rechnung erstellen
Format wählen (ZUGFeRD oder XRechnung), klicken, fertig. Die Datei steht sofort zum Download bereit.
Installation
Wählen Sie Ihr System – die Schritte unterscheiden sich.
Voraussetzung: Microsoft 365 oder Office 2021. Office 2019 und älter verwenden Internet Explorer 11 als eingebetteten Browser – dort lässt sich das Add-in installieren, führt aber zu einem leeren Fenster. Mit diesen Versionen erstellen Sie Ihre E-Rechnungen direkt auf vellonode.de.
Word unter Windows
Microsoft 365 oder Office 2021+
- 1
Manifest herunterladen.
- 2
Word öffnen und Start → Add-Ins aufrufen.
- 3
Meine Add-Ins verwalten → Mein Add-In hochladen wählen.
- 4
Die heruntergeladene
manifest.xmlauswählen und auf Hochladen klicken. - 5
Fertig – im Menüband erscheint der Tab Vellonode.
Ausführliche Anleitung samt Deinstallation in der Dokumentation.
Unterstützte Formate
Beide Formate sind EN16931-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen.
ZUGFeRD / Factur-X
PDF mit eingebettetem XML (CII-Format). Visuell lesbar und maschinell verarbeitbar – ideal für den Versand an Geschäftspartner.
- ZUGFeRD 2.0 / 2.1 / 2.2
- Factur-X kompatibel
- PDF/A-3 mit XML-Anhang
XRechnung
Reine XML-Datei (UBL-Format). Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
- XRechnung 3.0
- Leitweg-ID Unterstützung
- Peppol-kompatibel
Aus dem Rechnungsdokument wird eine E-Rechnung
In Word ist eine Rechnung ein gestaltetes Dokument: Briefkopf, Anschriftenfeld, eine Positionstabelle und darunter die Summen. Für das Auge ist das eindeutig, für ein Buchhaltungssystem bisher nicht. Das Add-in liest das Dokument so, wie ein Mensch es liest, und erzeugt daraus die maschinenlesbaren Daten.
Ihr Briefkopf bleibt, wie er ist
Layout, Schriften und Logo werden nicht angetastet. Die E-Rechnung entsteht zusätzlich zum Dokument — bei ZUGFeRD sogar als dieselbe PDF, nur mit eingebetteter XML-Datei.
Positionstabellen werden erkannt
Word-Tabellen mit Beschreibung, Menge und Preis werden Position für Position übernommen. Auch mehrseitige Rechnungen mit Wiederholungszeilen im Tabellenkopf sind kein Problem.
Angaben aus dem Fließtext
Leistungszeitraum, Zahlungsziel oder Hinweise zur Steuerschuldnerschaft stehen in Word oft im Text statt in einem Feld. Sie werden erkannt und den richtigen Feldern der Norm zugeordnet.
Häufige Fragen
Bleibt mein Layout beim Export erhalten?
Ja. Bei ZUGFeRD bleibt Ihr Dokument die sichtbare Rechnung, die XML-Datei wird lediglich eingebettet. Empfänger ohne E-Rechnungssoftware sehen weiterhin Ihre gewohnte PDF.
Funktioniert das auch bei mehrseitigen Rechnungen?
Ja. Positionstabellen über mehrere Seiten werden zusammenhängend gelesen, auch wenn die Kopfzeile auf jeder Seite wiederholt wird.
Kann ich Serienbriefe verwenden?
Verarbeitet wird das fertig zusammengeführte Dokument. Führen Sie den Serienbrief also zuerst aus und starten Sie das Add-in anschließend auf dem erzeugten Dokument.
Funktioniert das Add-in auch im Browser (Microsoft 365 Web)?
Ja, in Word im Web sowie in der Desktop-Version.
Brauche ich einen API-Key?
Nein – die Anmeldung über Google, Microsoft oder E-Mail reicht aus. Ein manueller API-Key ist optional.
Welcher Plan ist nötig?
Das Add-in ist in allen Plänen nutzbar – auch im kostenlosen Free-Plan. Höhere Pläne bieten mehr Rechnungskontingent.
Kann ich meine bestehende Rechnungsvorlage nutzen?
Ja, das Add-in funktioniert mit jeder Word-Vorlage. Die KI erkennt die Rechnungsdaten unabhängig vom Layout.
Funktioniert das Add-in mit Office 2019 oder 2016?
Leider nein. Office 2019 und ältere Versionen verwenden Internet Explorer 11 als eingebetteten Browser für Add-Ins. Dieser unterstützt kein modernes JavaScript und kann das Add-in nicht ausführen. Benötigt wird mindestens Office 2021 (Dauerlizenz) oder Microsoft 365. Alternativ können Sie Ihre Rechnungen direkt über vellonode.de im Browser erstellen – ganz ohne Add-in.
Wie installiere ich das Add-in auf dem Mac?
Anders als unter Windows: Excel und Word für Mac haben die Schaltfläche „Mein Add-In hochladen" nicht. Die Manifestdatei wird stattdessen in den Ordner ~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Documents/wef kopiert; danach Word neu starten. Die Schritte samt Pfad zum Kopieren stehen oben unter „Installation" im Reiter „Mac".
Bei mir fehlt die Schaltfläche „Mein Add-In hochladen" – was tun?
Auf dem Mac ist das normal – dort läuft die Installation über einen Ordner (siehe oben, Reiter „Mac"). Unter Windows ist das Sideloading in diesem Fall meist per Gruppenrichtlinie gesperrt; dann verteilt Ihre IT das Add-in über das Microsoft 365 Admin Center an alle Arbeitsplätze gleichzeitig.
Gibt es das Add-in auch für Excel?
Ja! Das gleiche Vellonode Add-in funktioniert sowohl in Excel als auch in Word.
Sie arbeiten lieber mit Excel?
Excel Add-in ansehenJetzt E-Rechnungen aus Word erstellen
Add-in herunterladen, installieren und in wenigen Minuten loslegen.
Sie erhalten eine Manifest-Datei (manifest.xml, wenige Kilobyte) – keinen Installer. Sie sagt Word und Excel, wo das Add-in liegt. So wird sie eingebunden – das dauert unter einer Minute.