E-Rechnung für Agenturenund Freiberufler
Der Fall, an dem es bei Dienstleistern am häufigsten hakt: die Rechnung ins EU-Ausland ohne Umsatzsteuer. Vellonode schreibt dafür nicht nur „0 %", sondern die Steuerkategorie, den Befreiungsgrund und den Code, den der Empfänger maschinell auswertet.
Woran eine Dienstleistungsrechnung scheitert
Wer an Geschäftskunden im EU-Ausland leistet, stellt ohne deutsche Umsatzsteuer in Rechnung — die Steuerschuld geht auf den Empfänger über. Auf Papier genügte dafür ein Satz im Fließtext. In einer E-Rechnung genügt er nicht: Die Norm verlangt an dieser Stelle drei Angaben, nämlich die Steuerkategorie, einen Befreiungsgrund und möglichst dessen Code.
Eine Position einfach mit 0 % auszuweisen, ist deshalb der häufigste Fehler. Er ist besonders unangenehm, weil die Datei formal durchgeht und erst die Buchhaltung des Empfängers stolpert — oder gar niemand, und die Rechnung wird falsch verbucht.
Vellonode setzt für die Umkehr der Steuerschuldnerschaft die Kategorie AE, den Grund nach § 13b UStG und den Code VATEX-EU-AE; für die innergemeinschaftliche Lieferung entsprechend K und VATEX-EU-IC. Wird bei 0 % keine Kategorie angegeben, meldet die Anwendung das, statt stillschweigend „steuerbefreit" anzunehmen.
Von der Vorlage zur versandten Rechnung
Aus Word oder Excel heraus
Wer seine Rechnungen in Word schreibt oder in Excel rechnet, muss nichts umstellen: Die Add-ins übergeben das Dokument direkt aus der Office-Anwendung und bekommen die E-Rechnung zurück. Angemeldet wird einmal je Gerät.
Steuerfall richtig setzen
Standardsatz, ermäßigt, steuerfrei nach § 4 UStG, Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferung — die Kategorie gehört an die Position, nicht in den Fließtext. Befreiungsgrund und Code ergänzt Vellonode daraus.
Prüfen lassen
Vor dem Download prüft der offizielle KoSIT-Validator die Datei. Widersprechen sich Summen und Positionen oder fehlt eine Pflichtangabe, sagt Vellonode das im Klartext, bevor die Rechnung beim Kunden liegt.
Versenden und nachhalten
Versand per E-Mail aus der Anwendung, danach Zahlungsabgleich über den Kontoauszug und — wenn nötig — ein mehrstufiger Mahnlauf. Für Freiberufler mit wenigen, dafür großen Rechnungen ist genau das der Teil, der sonst liegen bleibt.
Was Dienstleister davon haben
Nicht der ganze Funktionsumfang, sondern die Punkte, die bei einer Dienstleistungsrechnung den Unterschied machen.
Reverse Charge vollständig
Kategorie AE, Befreiungsgrund nach § 13b UStG und der Code VATEX-EU-AE. Letzterer ist der Teil, den ein Empfängersystem automatisch auswertet — ohne ihn bleibt es bei einem Satz, den ein Mensch lesen muss.
Innergemeinschaftliche Lieferung
Kategorie K mit dem Code VATEX-EU-IC und dem Verweis auf § 4 Nr. 1b UStG. Auch steuerfrei nach § 4 UStG (E), Nullsatz (Z) und Ausfuhr (G) stehen zur Verfügung.
Add-ins für Word und Excel
Die Rechnung bleibt in dem Werkzeug, in dem Sie sie ohnehin schreiben. Das Add-in übergibt das Dokument und liefert die E-Rechnung zurück — ohne Zwischenschritt über den Browser.
REST-Schnittstelle mit OpenAPI
Für alle, die ihre Rechnungen ohnehin aus einem eigenen System erzeugen. Konvertierte Rechnungen werden standardmäßig mit abgelegt — wer für eine Rechnung bezahlt, bekommt sie auch; abschalten lässt sich das je Organisation.
Wiederkehrende Rechnungen im Blick
Verträge halten wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben mit erwartetem Betrag und Zeitraum fest; Zahlungen werden ihnen automatisch zugeordnet. Das ist Nachverfolgung, kein Rechnungslauf — die Rechnung schreiben Sie.
Mahnwesen für die eine Rechnung, die offen bleibt
Mehrstufig, mit Fristen und Gebühren je Stufe und automatischem Versand. Bei wenigen, dafür großen Rechnungen ist der Ausfall einer einzelnen der teuerste Vorgang im Jahr.
Was Vellonode für Sie nicht tut
Funktionen, die fehlen. Besser Sie lesen das hier als nach der Registrierung.
Keine Zeiterfassung, keine Projektabrechnung
Stunden, Budgets, Auslastung und Projektcontrolling gibt es nicht. Wenn Ihre Rechnung aus erfassten Stunden entsteht, gehört sie in das Werkzeug, das die Stunden führt — die fertige Rechnung nimmt Vellonode über die Schnittstelle oder als PDF entgegen.
Kein Angebots- und Auftragswesen
Keine Angebote, keine Auftragsbestätigungen, kein Kundenportal. Ein Artikelstamm für wiederkehrende Leistungen ist vorhanden, mehr nicht.
Kein automatischer Rechnungslauf für Retainer
Verträge erfassen wiederkehrende Beträge und gleichen Zahlungen ab, erzeugen aber keine monatliche Rechnung von selbst. Wer ein echtes Abomodell fährt, ist mit der Stripe-Anbindung besser bedient — dort entsteht die Rechnung in Stripe und wird hier zur E-Rechnung.
Die Steuerkategorie müssen Sie kennen
Vellonode ergänzt Befreiungsgrund und Code aus der gewählten Kategorie, aber es entscheidet nicht, ob Ihr Fall Reverse Charge ist. Das ist eine steuerliche Beurteilung und bleibt bei Ihnen oder Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen
Wie stelle ich eine Rechnung mit Reverse Charge als E-Rechnung aus?
Sie setzen an der Position die Steuerkategorie AE statt eines Steuersatzes von 0 %. Vellonode ergänzt daraus den Befreiungsgrund „Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) gemäß § 13b UStG" und den Code VATEX-EU-AE, den das System Ihres Empfängers maschinell auswertet. Eine Position einfach mit 0 % auszuweisen ist der häufigste Fehler: Die Datei geht formal durch, und erst die Buchhaltung des Empfängers stolpert — oder niemand, und die Rechnung wird falsch verbucht.
Welche Steuerkategorien werden unterstützt?
Alle Kategorien der Norm: Standardsatz (S), Nullsatz (Z), steuerbefreit nach § 4 UStG (E), Umkehr der Steuerschuldnerschaft (AE), innergemeinschaftliche Lieferung (K), Ausfuhr (G), nicht steuerbar (O) sowie die Sonderfälle L und M. Für AE und K wird zusätzlich der Befreiungscode gesetzt (VATEX-EU-AE beziehungsweise VATEX-EU-IC). Wird bei 0 % keine Kategorie angegeben, meldet die Anwendung das, statt stillschweigend „steuerbefreit" anzunehmen.
Muss ich meine Rechnungen künftig woanders schreiben?
Nein. Für Word und Excel gibt es Add-ins, die das Dokument direkt aus der Office-Anwendung übergeben und die E-Rechnung zurückliefern. Wer aus einem eigenen System heraus fakturiert, nutzt die REST-Schnittstelle mit OpenAPI-Spezifikation. Und wer die Rechnung ohnehin als PDF vorliegen hat, lädt sie hoch.
Kann Vellonode meine monatlichen Retainer automatisch abrechnen?
Nein. Verträge halten wiederkehrende Beträge und Zeiträume fest und gleichen eingehende Zahlungen automatisch zu, sie erzeugen aber keine Rechnung von selbst. Wer ein echtes Abomodell fährt, fährt mit der Stripe-Anbindung besser: Dort entsteht die Rechnung in Stripe, und Vellonode macht daraus die E-Rechnung — strukturiert ausgelesen statt per KI geschätzt.
Ersetzt Vellonode meine Agentursoftware?
Nein. Es gibt keine Zeiterfassung, keine Projektabrechnung, kein Angebots- oder Auftragswesen und kein Kundenportal. Entsteht Ihre Rechnung aus erfassten Stunden oder aus einem Projektvorgang, bleibt sie in dem Werkzeug, das diesen Vorgang führt; Vellonode übernimmt die fertige Rechnung über die Schnittstelle oder als PDF und kümmert sich um E-Rechnung, Archiv, Zahlungsabgleich und Mahnwesen.
Weiter zu Word-Add-in, Excel-Add-in, REST-Schnittstelle oder Online-Handel und Abos.
Auch die Rechnung ins EU-Ausland geht durch
Reverse Charge mit Kategorie, Grund und Code — nicht nur mit einem Satz im Fließtext. Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos.
- Reverse Charge mit VATEX-EU-AE und § 13b-Grund
- Add-ins für Word und Excel
- REST-Schnittstelle mit OpenAPI
- Zahlungsabgleich und mehrstufiges Mahnwesen
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