E-Rechnung in der Kanzleimit sauberer Mandantentrennung
Jeder Mandant eine eigene Organisation, DATEV-Export mit echten Personenkonten — und eine Verschwiegenheitserklärung nach § 203 StGB, die wir auf Anfrage für Ihre Kanzlei ausstellen.
Warum eine Kanzlei andere Fragen stellt
Wer Mandantenunterlagen verarbeitet, hat ein Problem, das andere Branchen nicht haben: § 203 Abs. 3 Satz 2 und Abs. 4 StGB. Wer einem Dienstleister Zugang zu fremden Geheimnissen verschafft, macht sich strafbar, wenn dieser nicht zur Verschwiegenheit verpflichtet wurde. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag allein leistet das nicht — er regelt den Datenschutz, nicht das Berufsgeheimnis.
Vellonode hält dafür eine einseitige Verschwiegenheitserklärung des Anbieters bereit, die auf dieselbe Liste technischer und organisatorischer Maßnahmen verweist wie der AVV, statt eine zweite zu führen. Sie wird nicht automatisch angezeigt, weil sie eigene Pflichten begründet: Wir schalten sie je Kanzlei frei, auf Anfrage, und stellen sie auf Wunsch gegengezeichnet aus.
Ebenso konkret ist die zweite Frage: Welche Unterauftragnehmer sehen die Daten? Anlage 2 des AVV benennt sie namentlich — Hosting, KI-Extraktion, CDN und E-Mail-Versand, jeweils mit Sitz und Rolle. Eine gesonderte Übersicht hält je Dienstleister fest, ob er überhaupt Zugang zu Berufsgeheimnissen hat und auf welcher Grundlage er verpflichtet ist.
So arbeitet eine Kanzlei damit
Je Mandant eine Organisation
Mandanten werden als eigene Organisationen geführt, nicht als Etikett an der Rechnung. Rechnungen, Dokumente, Geschäftspartner, Bankkonten und Verträge gehören immer genau einer Organisation; jede Zugriffsprüfung läuft über dieselbe Stelle, und der Umschalter oben wechselt den Mandanten.
Belege strukturiert erfassen
Eingangsrechnungen werden als PDF hochgeladen, per E-Mail an eine mandantenbezogene Adresse geschickt oder über die Schnittstelle übergeben. Sammel-PDFs mit mehreren Rechnungen werden erkannt, aufgeteilt und einzeln erfasst — mit einem Konfidenzwert je Feld statt einer pauschalen Quote.
Personenkonten vergeben
Debitoren- und Kreditorennummern werden vergeben, sobald die Rolle feststeht — getrennt nach Rolle, weil derselbe Partner Kunde und Lieferant sein kann. Steht eine Kunden- oder Lieferantennummer auf dem Beleg und passt sie in Ihren Nummernkreis, wird sie übernommen statt eine zweite zu vergeben.
Nach DATEV übergeben
Export als ZIP im Format DATEV Schnittstelle online v060, mit Belegsatzdaten und Rechnungsbild. Die Sachkonten folgen Steuersatz und Richtung und sind je Mandant einstellbar; SKR03 ist voreingestellt.
Was für eine Kanzlei zählt
Die Punkte, nach denen in einer Kanzlei tatsächlich gefragt wird — mit dem, was dahintersteht.
Verschwiegenheitserklärung nach § 203 StGB
Einseitige Erklärung des Anbieters für Berufsgeheimnisträger, personalisiert auf Ihre Kanzlei und auf Wunsch gegengezeichnet. Sie wird je Organisation freigeschaltet — sprechen Sie uns an. Als Anlage 3 hängt sie dann auch an der AVV-PDF.
Unterauftragnehmer namentlich
Anlage 2 des AVV benennt jeden Dienstleister mit Sitz und Rolle. Keine Pauschalformel über „sorgfältig ausgewählte Partner": Hosting in Amsterdam, KI-Extraktion in Frankfurt, dazu CDN und E-Mail-Versand — nachlesbar, bevor Sie unterschreiben.
Keine KI-Trainingsdaten
Ihre Dokumente gehen an die benannten Auftragsverarbeiter und werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Diese Aussage ist die nachprüfbare — „niemals an Dritte" wäre falsch, solange Hosting und Extraktion Dritte sind.
Ablage der API-Konvertierungen abwählbar
Wer über die Schnittstelle konvertiert, kann die dauerhafte Ablage für die ganze Organisation abschalten. Gedacht genau für diesen Fall: Datenminimierung wiegt schwerer als Bestandsführung. Die Vorgabe wirkt nur einschränkend — ein einzelner Aufruf kann sie nicht wieder anschalten.
Aktivitätsprotokoll
Wer hat wann was geändert, mit Vorher-Nachher-Vergleich je Feld. Anmeldungen, Downloads und Exporte werden gesondert protokolliert, weil ein lesender Zugriff sonst unsichtbar bliebe. Im Max-Tarif enthalten.
Versehentlich gelöscht? 30 Tage Karenz
Eine Organisation wird zunächst archiviert und erst nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Bis dahin lässt sie sich wiederherstellen — samt Abo, das beim Archivieren nur zum Periodenende gekündigt wird.
Was Vellonode in der Kanzlei nicht tut
Funktionen, die fehlen. Besser Sie lesen das hier als nach der Registrierung.
Keine Finanzbuchhaltung
Keine doppelte Buchführung, keine Umsatzsteuervoranmeldung, kein Jahresabschluss. Die Rechnungsdaten werden im DATEV-Format exportiert und dort weiterverarbeitet. Vellonode sitzt vor der Buchhaltung, nicht an ihrer Stelle.
Keine Kanzleisoftware
Keine Akte, keine Fristenkontrolle, kein Wiedervorlagesystem, keine Honorarabrechnung nach RVG oder StBVV, keine Zeiterfassung. Für die eigenen Ausgangsrechnungen der Kanzlei ist Vellonode geeignet, für die Mandatsverwaltung nicht.
Bewusst keine Heilberufe
Die Verschwiegenheitserklärung richtet sich an Anwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Notare. Ärzte, Apotheker und Psychotherapeuten sind ausdrücklich nicht erfasst: § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB und Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO verlangen Zusagen, die wir derzeit nicht geben.
Die Erklärung kommt nicht automatisch
Sie wird je Kanzlei freigeschaltet, nicht mit der Registrierung ausgeliefert. Der Grund ist, dass sie eigene Pflichten des Anbieters begründet — eine Erklärung, die jeder ungefragt bekommt, wäre weniger wert, nicht mehr.
Häufige Fragen
Reicht der Auftragsverarbeitungsvertrag für § 203 StGB aus?
Nein. Der AVV regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 28 DSGVO; § 203 Abs. 3 Satz 2 und Abs. 4 StGB verlangen zusätzlich, dass die mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wird. Vellonode stellt dafür eine einseitige Verschwiegenheitserklärung aus, die auf dieselben technischen und organisatorischen Maßnahmen verweist wie der AVV. Sie wird je Kanzlei freigeschaltet und auf Wunsch gegengezeichnet; als Anlage 3 hängt sie anschließend auch an der AVV-PDF.
Welche Unterauftragnehmer sehen die Mandantendaten?
Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags benennt sie namentlich mit Sitz und Rolle: Hosting, KI-gestützte Extraktion, CDN und E-Mail-Versand. Eine gesonderte Übersicht hält je Dienstleister fest, ob er überhaupt Zugang zu Berufsgeheimnissen hat und auf welcher Grundlage er zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Die Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Wie werden mehrere Mandanten getrennt?
Jeder Mandant ist eine eigene Organisation. Rechnungen, Dokumente, Geschäftspartner, Bankkonten und Verträge gehören immer genau einer Organisation, und jede Zugriffsprüfung läuft über dieselbe zentrale Stelle. Ein Benutzer kann mehreren Organisationen angehören und oben zwischen ihnen wechseln; Rollen werden je Organisation vergeben.
Bekommt jeder Geschäftspartner ein eigenes Personenkonto?
Ja, und getrennt nach Rolle: Debitoren- und Kreditorennummer sind zwei Felder, weil derselbe Partner Kunde und Lieferant sein kann. Vergeben wird, sobald die Rolle feststeht, innerhalb der Nummernkreise, die Sie je Mandant einstellen. Steht eine Kunden- oder Lieferantennummer auf dem Beleg und passt sie in den Bereich, wird sie übernommen, statt eine zweite zu vergeben.
Ersetzt Vellonode unsere Kanzleisoftware?
Nein. Es gibt keine Akte, keine Fristenkontrolle, keine Honorarabrechnung nach RVG oder StBVV und keine Zeiterfassung. Vellonode erfasst Eingangsrechnungen strukturiert, erstellt E-Rechnungen und übergibt beides an DATEV — für die Mandatsverwaltung brauchen Sie weiterhin Ihre Kanzleisoftware.
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Kanzleitauglich ab der ersten Rechnung
Mandantentrennung, DATEV-Export und die Unterlagen, nach denen Ihr Datenschutzbeauftragter fragt. Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos.
- Je Mandant eine eigene Organisation
- DATEV v060 mit Debitoren- und Kreditorenkonten
- AVV mit namentlich benannten Unterauftragnehmern
- Verschwiegenheitserklärung nach § 203 StGB auf Anfrage
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