XRechnung an öffentliche Auftraggebermit Leitweg-ID
Die Pflichtangaben, an denen eine XRechnung beim Auftraggeber scheitert, prüft Vellonode vor dem Download — mit demselben KoSIT-Validator, mit dem die Behörde prüft, und in verständlichen Worten statt als Regelnummer.
Warum eine XRechnung beim Auftraggeber scheitert
Eine XRechnung ist nicht einfach eine E-Rechnung mit anderem Namen. Sie verlangt über die europäische Norm hinaus eine Reihe von Angaben, die auf einer gewöhnlichen Rechnung nicht stehen: die Leitweg-ID des Empfängers, eine elektronische Adresse mit Schemakennung für beide Seiten und vollständige Kontaktdaten des Verkäufers. Fehlt eine davon, weist das Rechnungseingangsportal die Datei zurück — mit einer Regelnummer wie `BR-DE-15`, mit der ein Anwender nichts anfangen kann.
Vellonode prüft diese Angaben, bevor die Datei das Haus verlässt, und sagt in eigenen Worten, was fehlt. Der Download wird dann nicht stillschweigend geliefert: Sie bekommen die Liste und entscheiden, ob Sie die Rechnung trotzdem herausgeben oder erst vervollständigen.
Geprüft wird anschließend mit dem offiziellen KoSIT-Validator in der Konfiguration XRechnung 3.0.2 — demselben Werkzeug, mit dem öffentliche Auftraggeber prüfen. Und zwar bei jedem Abruf neu, nicht aus einem gespeicherten Urteil: Die Rechnung lässt sich in der Anwendung ändern, ein altes Urteil beschriebe dann eine andere Fassung.
Von der Bestellung zur angenommenen Rechnung
Leitweg-ID erfassen
Die Leitweg-ID steht in Ihrer Bestellung oder im Vergabeverfahren und gehört in die Käuferreferenz (BT-10). Für XRechnung ist sie Pflicht (BR-DE-15) — ohne sie weiß das Rechnungseingangsportal nicht, an welche Stelle die Rechnung geht.
Elektronische Adressen setzen
Verkäufer und Käufer brauchen je eine elektronische Adresse mit Schemakennung (BT-49 und BT-34): eine E-Mail-Adresse mit dem Code EM, eine GLN mit 0088, eine Peppol-Kennung mit ihrem eigenen Code. Eine gedruckte Kunden- oder Lieferantennummer gehört ausdrücklich nicht hierhin — sie steht in BT-46 beziehungsweise BT-29.
Vor dem Download prüfen lassen
Fehlt eine Pflichtangabe, meldet Vellonode das als Liste im Klartext, statt die Datei stillschweigend auszugeben. Sie können sie trotzdem herunterladen — die Entscheidung bleibt bei Ihnen, sie wird nur nicht stellvertretend getroffen.
Mit dem KoSIT-Validator gegenprüfen
Das Urteil lautet ACCEPTABLE, WARNING oder REJECT. Ist der Validator nicht erreichbar, meldet Vellonode NICHT_GEPRUEFT — statt eine Gültigkeit zu behaupten, die niemand nachgesehen hat.
Was geprüft wird, bevor die Datei herausgeht
Die Regelnummern stehen dabei, damit Sie den Befund Ihres Auftraggebers zuordnen können — gemeldet wird Ihnen aber der Klartext.
Leitweg-ID (BR-DE-15)
Die Käuferreferenz ist in einer XRechnung Pflicht. Fehlt sie, wird das vor dem Download gemeldet und nicht dem Rechnungseingangsportal überlassen.
Elektronische Adressen (BT-49, BT-34)
Beide Seiten brauchen eine elektronische Adresse mit gültiger Schemakennung. Der Extraktionsprompt trennt sie ausdrücklich von der Kunden- und Lieferantennummer, damit eine gedruckte GLN nicht im falschen Feld landet.
Anschrift und Kontakt (BR-DE-2/3/4/6/7)
Stadt und Postleitzahl beider Parteien sowie Name, Telefon und E-Mail des Verkäufers. Auf einer gewöhnlichen Rechnung fehlt davon regelmäßig etwas — für XRechnung ist jede dieser Angaben Pflicht.
Zulässige Rechnungsart (BR-DE-17)
XRechnung sieht acht Codes vor: 326, 380, 381, 384, 389, 875, 876 und 877. Eine Rechnungsart außerhalb davon wird als Hinweis gemeldet — die Regel ist eine Soll-Vorschrift, die Rechnung geht durch, aber Sie wissen es vorher.
KoSIT-Prüfung bei jedem Abruf
Kein gespeichertes Urteil: Die Rechnung lässt sich in der Anwendung ändern, ein altes Urteil beschriebe dann eine andere Fassung. Geprüft wird in der Konfiguration XRechnung 3.0.2.
Auch als ZUGFeRD
Derselbe Datensatz ergibt wahlweise eine XRechnung (reines XML) oder eine hybride ZUGFeRD-PDF mit lesbarem Sichtbild — für die Auftraggeber, die kein reines XML annehmen.
Wo Vellonode an Grenzen stößt
Funktionen, die fehlen. Besser Sie lesen das hier als nach der Registrierung.
Kein Peppol-Zugangspunkt
Verlangt Ihr Auftraggeber die Übertragung über das Peppol-Netz, brauchen Sie zusätzlich einen Zugangspunkt. Die Peppol- oder GLN-Kennung des Empfängers schreibt Vellonode als EAS-Code in die Rechnung, die Zustellung erfolgt aber per E-Mail oder Download. Das ist unsere Grenze, nicht die des Formats.
Keine Einlieferung ins Portal
Vellonode meldet die Rechnung nicht selbsttätig bei ZRE, OZG-RE oder einem Landesportal an. Sie laden die erzeugte Datei dort hoch oder schicken sie an die vom Auftraggeber genannte Adresse.
Kein Abrechnungszeitraum im Datensatz
Das Leistungsdatum (BT-72) wird ausgegeben, ein Leistungszeitraum von–bis (BG-14) derzeit nicht — obwohl die Norm das Feld vorsieht. Bei Rahmenverträgen mit monatlicher Abrechnung fragt mancher Auftraggeber danach.
Und eine Grenze, die am Format liegt
Sie treffen jede E-Rechnungssoftware gleichermaßen — sie stecken in EN 16931 selbst. Sie stehen hier, weil Sie in Ihrer Branche hineinlaufen und dann wissen sollten, wie man damit umgeht.
BR-CO-26 verlangt mehr als die Steuernummer
Zur Identifikation des Verkäufers verlangt die Norm die USt-IdNr., einen Handelsregistereintrag oder eine vom Auftraggeber vergebene Lieferantennummer; die Steuernummer zählt ausdrücklich nicht, obwohl § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG sie genügen lässt. Wer keines der drei hat, kann die Regel mit keiner Software erfüllen — das ist eine Grenze der Norm. Bei einem öffentlichen Auftrag ist der Ausweg meist zum Greifen nah: Fragen Sie Ihre Lieferantennummer bei der Vergabestelle ab, sie erfüllt BT-29.
Häufige Fragen
Was ist die Leitweg-ID und wo trage ich sie ein?
Die Leitweg-ID adressiert die Stelle beim öffentlichen Auftraggeber, die Ihre Rechnung bearbeitet. Sie steht in der Bestellung oder im Vergabeverfahren und gehört in die Käuferreferenz, in der Norm das Feld BT-10. Für eine XRechnung ist die Angabe Pflicht (Regel BR-DE-15); fehlt sie, weist das Rechnungseingangsportal die Datei zurück. Vellonode meldet das vor dem Download, nicht erst der Empfänger.
Welche Angaben verlangt XRechnung zusätzlich zur normalen Rechnung?
Über die europäische Norm hinaus verlangt XRechnung die Leitweg-ID (BT-10), eine elektronische Adresse mit Schemakennung für Verkäufer und Käufer (BT-49 und BT-34), Stadt und Postleitzahl beider Parteien sowie Name, Telefon und E-Mail-Adresse des Verkäufers. Außerdem sollen nur acht Rechnungsarten verwendet werden: 326, 380, 381, 384, 389, 875, 876 und 877. Vellonode prüft all das vor dem Download und meldet es im Klartext statt als Regelnummer.
Prüft Vellonode mit demselben Werkzeug wie die Behörde?
Ja. Vor jeder Ausgabe läuft der offizielle KoSIT-Validator in der Konfiguration XRechnung 3.0.2 — dasselbe Werkzeug, mit dem öffentliche Auftraggeber prüfen. Das Urteil lautet ACCEPTABLE, WARNING oder REJECT. Geprüft wird bei jedem Abruf neu und nicht aus einem gespeicherten Urteil, weil sich die Rechnung zwischenzeitlich ändern lässt. Ist der Validator nicht erreichbar, wird NICHT_GEPRUEFT gemeldet statt einer behaupteten Gültigkeit.
Kann Vellonode meine Rechnung über Peppol zustellen?
Nein, Vellonode ist kein Peppol-Zugangspunkt. Die Peppol- oder GLN-Kennung des Empfängers wird als EAS-Code in die Rechnung geschrieben, die Zustellung erfolgt per E-Mail oder Download. Verlangt Ihr Auftraggeber die Übertragung über das Peppol-Netz, brauchen Sie zusätzlich einen Zugangspunkt. Auch ins ZRE, OZG-RE oder ein Landesportal liefert Vellonode nicht selbsttätig ein — die erzeugte Datei laden Sie dort hoch.
Mein Auftraggeber nimmt kein reines XML an. Geht auch ZUGFeRD?
Ja. Aus demselben Datensatz entsteht wahlweise eine XRechnung als reines XML oder eine hybride ZUGFeRD-PDF, die das XML im lesbaren Sichtbild mitführt. Welches Format verlangt wird, steht in der Regel in der Bestellung oder in den Vergabeunterlagen.
Weiter zu XRechnung erstellen, ZUGFeRD validieren, E-Rechnung am Bau oder E-Rechnungspflicht.
XRechnung, die beim Auftraggeber durchgeht
Pflichtangaben im Klartext statt Regelnummern, geprüft mit dem Werkzeug der Behörde. Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos.
- Leitweg-ID und EAS-Codes geführt
- BR-DE-Pflichtangaben vor dem Download gemeldet
- KoSIT-Validator, Konfiguration XRechnung 3.0.2
- Wahlweise XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD 2.4
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