E-Rechnung am Baumit Abschlagsrechnungen
Abschläge absetzen, Sicherheitseinbehalt ausweisen, Schlussrechnung ohne doppelte Umsatzsteuer — als ZUGFeRD oder XRechnung, vor jedem Download vom KoSIT-Validator geprüft.
Warum die E-Rechnung am Bau eine eigene Frage ist
Am Bau wird selten einmal abgerechnet. Es gibt Abschläge nach Baufortschritt, einen Einbehalt als Sicherheit und am Ende eine Schlussrechnung, die alles zusammenführt. Genau diese Reihenfolge bereitet der E-Rechnung Schwierigkeiten: Der europäische Standard EN 16931 kennt für einen bereits gezahlten Abschlag nur ein einziges Feld — einen Bruttobetrag ohne Steuerbetrag, ohne Rechnungsnummer und ohne Datum.
Das ist kein Schönheitsfehler. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt in der Schlussrechnung die Absetzung der Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuerbeträge. Unterbleibt sie, schuldet der Aussteller die Steuer auf den bereits abgerechneten Teil ein zweites Mal (§ 14c Abs. 1 UStG). Das Bundesfinanzministerium hat die Lücke eingeräumt und zwei zulässige Wege benannt — eine Restrechnung über den verbleibenden Betrag oder eine beigefügte Anlage, auf die der strukturierte Teil ausdrücklich verweist.
Vellonode geht beide Wege und erzeugt den Verweis aus den erfassten Abschlägen, nicht aus einem frei formulierten Text.
Vom ersten Abschlag zur Schlussrechnung
Abschlagsrechnung stellen
Rechnungsart „Bauabschlagsrechnung" (Code 875) statt der gewöhnlichen Handelsrechnung. Die Codes 876 (Bauteilschlussrechnung) und 877 (Bauschlussrechnung) stehen ebenfalls zur Auswahl. Sie sind die einzigen, mit denen XRechnung eine Abschlagsrechnung am Bau benennt — „Teilrechnung" (326) meint etwas anderes: eine abgenommene Teilleistung, die endgültig abgerechnet wird.
Frühere Abschläge absetzen
Jeder bereits abgerechnete Abschlag wird mit Betrag, Rechnungsnummer und Datum erfasst und als Vorauszahlungsbetrag (BT-113) vom Bruttobetrag abgezogen. Der fällige Betrag (BT-115) ergibt sich daraus — er ist das, was diese Rechnung noch fordert.
Sicherheitseinbehalt ausweisen
Bei einer Abschlagsrechnung mindert der Einbehalt Entgelt und Umsatzsteuer: Die Steuer entsteht dort erst mit der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG), und was einbehalten wird, ist nicht vereinnahmt. Abgebildet als Nachlass auf Dokumentenebene, damit der fällige Betrag von selbst stimmt. Auf der Schlussrechnung ist es umgekehrt — dort ist die Leistung erbracht, das volle Entgelt steuerbar, und der Einbehalt steht als Zahlungsinformation daneben (BT-21/BT-22).
Schlussrechnung ohne doppelte Steuer
Die Schlussrechnung nennt die abgesetzten Teilentgelte samt Nummer und Datum in einem eigenen Hinweis im strukturierten Datensatz und verweist auf das Sichtbild, das die Absetzung so zeigt, wie Sie sie gedruckt haben.
Was dabei in der Rechnung steht
Jede Angabe lässt sich an der erzeugten Datei nachprüfen — die Kürzel in Klammern sind die Feldbezeichnungen der Norm.
Kumulative Abschlagsrechnung
Die gesamte bisher erbrachte Leistung steht in den Positionen, die vorausgegangenen Abschläge werden abgesetzt. Beide Darstellungen — kumulativ und als Restrechnung über den Zuwachs — sind möglich.
Absetzung mit Nummer und Datum
BT-113 trägt nur einen Bruttobetrag: keinen Steuerbetrag, keine Rechnungsnummer, kein Datum. Der Hinweis in BT-22 nennt beides zusätzlich und macht die Absetzung nachvollziehbar, statt sie dem Empfänger zu überlassen.
Bezug auf die Vorrechnung (BG-3)
Die Nummer und das Datum der vorausgegangenen Rechnung stehen zusätzlich maschinenlesbar in der Rechnung (BT-25/BT-26) — das liest die Buchhaltung Ihres Auftraggebers automatisch aus.
Sicherheitseinbehalt nach § 17 VOB/B
Mit Freigabedatum: Vor der Freigabe wird der Einbehalt nicht angemahnt, danach schon. Ohne Datum bleibt er dauerhaft unangemahnt — einen vertraglich zurückgehaltenen Betrag zu mahnen wäre falsch.
Skonto maschinenlesbar
Skontosatz und Frist stehen in der von XRechnung vorgeschriebenen Syntax in den Zahlungsbedingungen (BT-20) und beziehen sich auf den fälligen Betrag — nicht auf die Bruttosumme, die bei einer Abschlagsrechnung ein Vielfaches davon ist.
DATEV: gebucht wird der Zuwachs
Eine kumulative Abschlagsrechnung nennt die gesamte Leistung. Gebucht wird trotzdem nur der Zuwachs, weil die früheren Abschläge bereits gebucht sind — sonst stünde ein Vielfaches der tatsächlichen Forderung offen und die Umsatzsteuer wäre zu hoch erklärt.
Wo Vellonode am Bau an Grenzen stößt
Funktionen, die fehlen. Besser Sie lesen das hier als nach der Registrierung.
Kein Aufmaß, kein Leistungsverzeichnis, kein GAEB
Vellonode kennt keine Positionen aus einem Leistungsverzeichnis, rechnet keine Massen und liest kein GAEB-Format. Wenn Ihre Abschlagsrechnung aus einem Aufmaß entsteht, gehört sie in das Programm, in dem das Aufmaß geführt wird — Vellonode kann die fertige Rechnung dann über die Schnittstelle oder als PDF übernehmen.
Kein Abrechnungszeitraum im Datensatz
Das Leistungsdatum (BT-72) wird ausgegeben, ein Leistungs- oder Abrechnungszeitraum von–bis (BG-14) derzeit nicht — obwohl die Norm das Feld vorsieht. Steht auf Ihrer Rechnung ein Zeitraum, erscheint er im Sichtbild, aber nicht als eigenes Feld im XML. Das ist eine Lücke unserer Umsetzung.
Keine Anlage in der reinen XRechnung
Bei ZUGFeRD ist das Sichtbild Teil der Datei, der Verweis auf die Absetzung führt also auf ein Dokument, das mitgeliefert wird. Bei einer reinen XRechnung (XML ohne PDF) fehlt diese Anlage. Die Norm sieht sie mit BG-24 durchaus vor — wir betten sie bislang nicht ein. Bis dahin ist bei XRechnung die Restrechnung über den Zuwachs der sichere Weg.
Und zwei Grenzen, die am Format liegen
Sie treffen jede E-Rechnungssoftware gleichermaßen — sie stecken in EN 16931 selbst. Sie stehen hier, weil Sie in Ihrer Branche hineinlaufen und dann wissen sollten, wie man damit umgeht.
BT-113 trägt nur einen Bruttobetrag
Das einzige Feld, das EN 16931 für eine bereits geleistete Anzahlung vorsieht, nimmt einen Bruttobetrag auf — keinen Steuerbetrag, keine Rechnungsnummer, kein Datum. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt für die Schlussrechnung aber genau das. Das Bundesfinanzministerium hat die Lücke ausdrücklich eingeräumt und zwei Wege zugelassen: Restrechnung über den Zuwachs oder Absetzung in einer beigefügten Anlage mit Verweis im strukturierten Teil. Beide Wege bildet Vellonode ab, und den Verweis erzeugt es aus den erfassten Abschlägen — gelöst ist die Lücke damit nicht, sie ist es für niemanden.
BR-CO-26 verlangt mehr als die Steuernummer
Zur Identifikation des Verkäufers verlangt die Norm die USt-IdNr., einen Handelsregistereintrag oder eine vom Auftraggeber vergebene Lieferantennummer; die Steuernummer zählt ausdrücklich nicht, obwohl § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG sie genügen lässt. Wer keines der drei hat, kann die Regel mit keiner Software erfüllen — das ist eine Grenze der Norm, kein Mangel eines Programms. Vellonode erfasst alle drei und sagt vor dem Export in eigenen Worten, welches fehlt, statt es dem Prüfbericht Ihres Auftraggebers zu überlassen.
Häufige Fragen
Kann ich mit Vellonode Abschlagsrechnungen als E-Rechnung stellen?
Ja. Die Rechnungsart „Bauabschlagsrechnung" (UNTDID-Code 875) steht zur Auswahl, ebenso Bauteilschlussrechnung (876) und Bauschlussrechnung (877). Bereits abgerechnete Abschläge werden mit Betrag, Rechnungsnummer und Datum erfasst und als Vorauszahlungsbetrag (BT-113) abgesetzt; der fällige Betrag (BT-115) ergibt sich daraus.
Wie setze ich frühere Abschlagsrechnungen ab, ohne die Umsatzsteuer doppelt zu schulden?
§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt, dass in der Schlussrechnung die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden. Das BMF hat eingeräumt, dass der strukturierte Datensatz das derzeit nicht vollständig abbilden kann (Schreiben vom 15.10.2024, Randnummer 48), und lässt zwei Wege zu: eine Restrechnung über den verbleibenden Betrag oder die Absetzung in einer beigefügten Anlage, auf die der strukturierte Teil ausdrücklich verweist. Beide Wege sind möglich; bei ZUGFeRD ist das Sichtbild die Anlage, und der Verweis darauf wird automatisch erzeugt.
Wird der Sicherheitseinbehalt vom fälligen Betrag abgezogen?
Das hängt an der Rechnungsart. Bei einer Abschlagsrechnung ja: Umsatzsteuerlich ist sie eine Anzahlung, die Steuer entsteht erst mit der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG), und der einbehaltene Teil ist nicht vereinnahmt — er mindert Entgelt und Umsatzsteuer. Bei einer Schlussrechnung nein: Dort ist die Leistung erbracht und das volle Entgelt steuerbar, der Einbehalt ist reine Zahlungsfrage. Direkt vom fälligen Betrag abziehen lässt die Norm ihn in keinem Fall — BR-CO-16 legt BT-115 auf Bruttobetrag minus Vorauszahlungen fest; deshalb geht der Weg über den Nachlass auf Dokumentenebene beziehungsweise über eine Bemerkung.
Welches Format verlangt mein Auftraggeber am Bau?
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung, häufig mit einer Leitweg-ID. Private Auftraggeber akzeptieren überwiegend ZUGFeRD, weil das hybride PDF zugleich ein lesbares Sichtbild enthält. Vellonode erzeugt beides aus demselben Datensatz; vor jedem Download prüft der offizielle KoSIT-Validator die erzeugte Datei.
Rechnet Vellonode Massen aus einem Aufmaß?
Nein. Es gibt kein Aufmaß, kein Leistungsverzeichnis und keinen GAEB-Import. Entsteht Ihre Abschlagsrechnung aus einem Aufmaß, bleibt sie in dem Programm, das das Aufmaß führt; Vellonode übernimmt die fertige Rechnung über die Schnittstelle oder als PDF und macht daraus die E-Rechnung.
Weiter zu Öffentliche Auftraggeber, XRechnung erstellen, ZUGFeRD erstellen oder DATEV-Export.
Die nächste Abschlagsrechnung als E-Rechnung
Abschläge absetzen, Einbehalt ausweisen, Schlussrechnung ohne doppelte Steuer. Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos.
- Bauabschlagsrechnung (875), Bauschlussrechnung (877)
- Frühere Abschläge absetzen (BT-113) samt Verweis
- Sicherheitseinbehalt mit Freigabedatum
- ZUGFeRD 2.4 und XRechnung 3.0, KoSIT-geprüft
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