XRechnung vs ZUGFeRD: Welches E-Rechnungsformat braucht Ihr Unternehmen?
XRechnung vs ZUGFeRD im direkten Vergleich: Erfahren Sie die Unterschiede, wann welches Format Pflicht ist und wie Sie das richtige Format für Ihr Unternehmen wählen.
Vellonode Team
Redaktion
Zwei Formate, ein Standard — und viel Verwirrung
Wer sich in Deutschland mit der E-Rechnungspflicht beschäftigt, stößt schnell auf zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen den europäischen Standard EN 16931. Beide sind in Deutschland als E-Rechnungsformat anerkannt. Und trotzdem funktionieren sie grundlegend unterschiedlich.
Diese Unterschiede zu kennen ist kein akademisches Detail — sie entscheiden darüber, ob Ihre Rechnungen vom Empfänger akzeptiert werden oder nicht. Besonders seit der B2B-Empfangspflicht ab Januar 2025 und der nahenden Versandpflicht ab 2028 brauchen Unternehmen Klarheit.
Was genau ist XRechnung?
XRechnung ist ein reines XML-Format — also eine strukturierte Datendatei ohne visuelle Darstellung. Eine XRechnung enthält keine PDF-Ansicht, kein Logo, keine formatierte Tabelle. Sie ist ausschließlich maschinenlesbar.
Das Format wurde speziell für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt. Seit November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, Rechnungen an Bundesbehörden als XRechnung zu übermitteln. Die meisten Landesverwaltungen haben ähnliche Regelungen eingeführt.
XRechnung folgt der europäischen Richtlinie 2014/55/EU und implementiert die Kernvorgaben der EN 16931 mit einem deutschlandspezifischen Regelwerk — der sogenannten CIUS (Core Invoice Usage Specification).
Eine CIUS schränkt den europäischen Standard für nationale Anforderungen ein. Die deutsche CIUS der XRechnung definiert beispielsweise, dass die Leitweg-ID als Käuferreferenz (BT-10) angegeben werden muss, wenn an Behörden geliefert wird.
Was genau ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verfolgt einen hybriden Ansatz: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei, in die eine maschinenlesbare XML-Datei eingebettet ist. Der Empfänger sieht ein normales PDF mit Logo, Tabellen und Layout — gleichzeitig kann Buchhaltungssoftware die strukturierten Daten aus dem XML automatisch auslesen.
ZUGFeRD wurde primär für den B2B-Bereich konzipiert. Es löst ein praktisches Problem: Viele kleine Unternehmen und Steuerberater arbeiten noch mit PDF-Rechnungen. ZUGFeRD macht den Übergang zur E-Rechnung einfacher, weil die visuelle Rechnung erhalten bleibt.
Seit Version 2.0 ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X und basiert ebenfalls auf EN 16931.
XRechnung vs ZUGFeRD: Die wichtigsten Unterschiede
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Visuell lesbar | Nein (nur mit Viewer) | Ja (normales PDF) |
| Zielgruppe | Öffentliche Auftraggeber | B2B, privater Sektor |
| EN 16931 konform | Ja | Ja (ab Profil EN 16931) |
| Übertragungsweg | Peppol, De-Mail, Portal | E-Mail, Upload, Portal |
| Profile/Varianten | Eine Version | 5 Profile (Minimum bis XRechnung) |
| PDF-Ansicht | Nicht enthalten | Enthalten |
| DATEV-kompatibel | Ja | Ja |
Besonderheit: ZUGFeRD enthält ein XRechnung-Profil
Was viele nicht wissen: ZUGFeRD 2.x enthält ein eigenes XRechnung-Profil. In diesem Profil erzeugt ZUGFeRD eine Datei, die technisch einer XRechnung entspricht — allerdings eingebettet in ein PDF. Für Behörden, die reines XML erwarten, reicht das in der Regel nicht aus. Aber für die B2B-E-Rechnungspflicht ist ZUGFeRD mit EN-16931-Profil oder XRechnung-Profil vollkommen ausreichend.
Wann müssen Sie welches Format verwenden?
Die Entscheidung ist in den meisten Fällen eindeutig:
XRechnung ist Pflicht bei:
- Rechnungen an Bundesbehörden (seit November 2020)
- Rechnungen an Landesbehörden — je nach Bundesland, die meisten haben eigene E-Rechnungsverordnungen
- Rechnungen an Kommunen — zunehmend gefordert, Umsetzung variiert
Der Auftraggeber gibt in der Regel die sogenannte Leitweg-ID vor. Diese alphanumerische Kennung identifiziert die Empfangsstelle und ist ein Pflichtfeld (BT-10 Käuferreferenz) in der XRechnung. Ohne Leitweg-ID wird die Rechnung abgelehnt.
ZUGFeRD genügt bei:
- B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen (ab 2025 Empfang, ab 2028 Versand)
- Rechnungen an Steuerberater oder Buchhaltungsdienstleister
- Interne Rechnungsprozesse, bei denen auch eine visuelle Darstellung gewünscht ist
Wenn Sie ausschließlich an andere Unternehmen fakturieren und keine öffentlichen Auftraggeber beliefern, ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 die pragmatischere Wahl. Sie bekommen E-Rechnungskonformität und behalten die gewohnte PDF-Optik.
Typische Fehler bei der Formatwahl
1. ZUGFeRD Minimum für die E-Rechnungspflicht verwenden
Das Profil ZUGFeRD Minimum enthält nur rudimentäre Daten — Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag. Es ist nicht EN-16931-konform und erfüllt damit nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Mindestens das Profil EN 16931 (Comfort) ist erforderlich.
2. XRechnung per E-Mail an Unternehmen senden
XRechnung als reines XML ist für viele Empfänger unbrauchbar — ohne Viewer oder kompatible Software sehen sie nur unlesbaren Code. Im B2B-Bereich ist ZUGFeRD deutlich praxistauglicher, weil das PDF als Fallback dient.
3. Einheitencodes und Steuerkategorien ignorieren
Beide Formate verlangen korrekte UN/ECE-Einheitencodes (C62 statt "Stück", HUR statt "Stunden") und explizite Steuerkategorien (S, E, AE, K) pro Position. Dieser Punkt ist formatübergreifend die häufigste Fehlerquelle — und der häufigste Grund, warum Rechnungen bei der Validierung durchfallen.
Checkliste: Das richtige Format in 4 Schritten wählen
- Empfänger prüfen: Öffentlicher Auftraggeber? → XRechnung. Privates Unternehmen? → ZUGFeRD EN 16931.
- Leitweg-ID klären: Bei Behörden immer vorab die Leitweg-ID anfragen. Ohne sie wird die XRechnung abgelehnt.
- Profil festlegen: Für ZUGFeRD mindestens EN 16931 (Comfort) wählen — alles darunter ist nicht E-Rechnungs-konform.
- Validierung einrichten: Vor dem Versand jede E-Rechnung gegen EN 16931 validieren. Fehlerhafte Rechnungen werden von Empfängersystemen automatisch abgelehnt.
Beide Formate aus einer PDF erzeugen
In der Praxis haben viele Unternehmen noch PDF-Rechnungen — von bestehenden Vorlagen, aus der Fakturierungssoftware oder als eingescannte Belege. Der manuelle Weg, daraus EN-16931-konforme XML-Daten zu erzeugen, ist fehleranfällig und zeitaufwendig.
KI-basierte Lösungen ändern das grundlegend: Sie laden Ihre PDF-Rechnung hoch, die KI extrahiert sämtliche Rechnungsdaten — Kopfdaten, Positionen, Steuerinformationen, Zahlungsbedingungen — und erzeugt daraus wahlweise eine ZUGFeRD-Datei oder die XML-Struktur für XRechnung. Mit Konfidenzwerten für jedes extrahierte Feld sehen Sie sofort, wo die Erkennung sicher war und wo ein kurzer Blick genügt.
Der Vorteil gegenüber manueller Erstellung: Die korrekte Zuordnung von Einheitencodes, Steuerkategorien und Pflichtfeldern passiert automatisch. Das eliminiert genau die Fehler, an denen die meisten E-Rechnungen in der Praxis scheitern.
Fazit: Nicht entweder-oder, sondern je nach Empfänger
Die Frage XRechnung vs ZUGFeRD lässt sich selten pauschal beantworten. Beide Formate haben ihre Berechtigung — und viele Unternehmen werden langfristig beide benötigen. Entscheidend ist, dass Sie wissen, welcher Empfänger welches Format erwartet, und dass Ihre Rechnungen in jedem Fall EN-16931-konform sind.
Vellonode konvertiert Ihre PDF-Rechnungen automatisch in valides ZUGFeRD 2.4 — mit korrekter Einheitencode-Zuordnung, Steuerkategorie-Mapping und EN-16931-Validierung. Sie können den gesamten Prozess kostenlos testen, ohne Installation oder Kreditkarte.
Verwandter Artikel: ZUGFeRD Rechnung erstellen: Praktische Anleitung für KMU