XRechnung erstellen: Pflichtfelder, Leitweg-ID und typische Fehler vermeiden

Wann Sie eine XRechnung erstellen müssen

Wer Leistungen an Bundesbehörden erbringt, kommt seit November 2020 nicht mehr an der XRechnung vorbei. Die meisten Bundesländer haben nachgezogen — Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern und das Saarland fordern XRechnungen ebenfalls verpflichtend für ihre Verwaltungen.

Im B2B-Bereich gilt seit Januar 2025 die Empfangspflicht für alle Unternehmen. Spätestens ab 2028 wird auch der Versand verpflichtend. Wer heute eine XRechnung erstellen kann, ist also nicht nur für Behördengeschäfte gerüstet, sondern auch für die kommende B2B-Versandpflicht.

Dieser Leitfaden zeigt, was eine XRechnung formal verlangt, welche Felder häufig vergessen werden und wie Sie typische Validierungsfehler vermeiden.

Was eine XRechnung von einer ZUGFeRD-Rechnung trennt

Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 (umgesetzt durch die Richtlinie 2014/55/EU). Beide werden in Deutschland als E-Rechnung anerkannt. Der entscheidende Unterschied:

• XRechnung ist reines XML — keine PDF, kein Layout, keine Lesbarkeit ohne Viewer.
• ZUGFeRD ist hybrid — ein PDF mit eingebetteter XML.

XRechnung folgt zusätzlich der deutschen CIUS (Core Invoice Usage Specification), die den europäischen Standard für nationale Anforderungen verfeinert. Wichtigster Punkt: die Leitweg-ID.

Die Pflichtfelder im Überblick

Eine XRechnung kennt rund 30 Pflichtfelder. Die wichtigsten — gegliedert nach Geschäftsbereichen (BG) und Geschäftsbegriffen (BT) — sind:

Rechnungskopf

• BT-1 Rechnungsnummer: Eindeutig, fortlaufend, ohne Lücken
• BT-2 Rechnungsdatum: Tag der Rechnungsstellung
• BT-3 Rechnungsart: Meist 380 (Handelsrechnung) oder 381 (Gutschrift)
• BT-5 Währung: Standardmäßig EUR
• BT-10 Käuferreferenz: Bei Behörden die Leitweg-ID

Verkäuferdaten (BG-4)

• BT-27 Verkäufername
• BT-31 USt-IdNr. oder BT-32 Steuernummer
• BT-30 Rechtsform-Kennung (wenn vorhanden)
• Vollständige Anschrift inklusive Land

Käuferdaten (BG-7)

• BT-44 Käufername
• Anschrift
• Leitweg-ID bei Behörden

Rechnungspositionen (BG-25)

• BT-126 Positionsnummer
• BT-153 Artikelbezeichnung
• BT-129 Menge mit Maßeinheit nach UN/ECE Rec. 20 (z. B. H87 für Stück, HUR für Stunde, KGM für Kilogramm)
• BT-146 Nettopreis pro Einheit
• BT-151 Steuerkategorie (S für Standardsatz, Z für 0 %, E für steuerbefreit, AE für Reverse Charge)

Steuern und Beträge (BG-22, BG-23)

• BT-109 Nettogesamtbetrag
• BT-110 Steuerbetrag gesamt
• BT-112 Bruttogesamtbetrag
• BT-115 Zahlbetrag

Die Leitweg-ID richtig angeben

Die Leitweg-ID ist eine deutschlandspezifische Eigenheit der XRechnung und folgt einem festen Schema:

99 12345-67890-12
└┬┘ └─┬─┘ └─┬─┘ └┬┘
 │    │    │    └─ Prüfziffer
 │    │    └─ Feinadressierung (optional)
 │    └─ Behördenkennung
 └─ Bundes- oder Länderkennung

Behörden teilen die ID bei der Auftragsvergabe mit. Wer sie nicht hat, sollte sie vor dem Rechnungsversand explizit erfragen — eine XRechnung ohne Leitweg-ID wird vom Bund pauschal zurückgewiesen.

Beispiel: Typische Fehler bei der Validierung

Wer eine XRechnung erstellen lässt und sie anschließend durch den KoSIT-Validator schickt, sieht oft dieselben Fehler. Drei davon kommen besonders häufig vor:

Fehler 1 — Falsche Maßeinheit: Die XRechnung erwartet Einheiten nach UN/ECE Rec. 20. „Std" oder „Stk" als Freitext sind ungültig. Korrekt sind die Codes HUR (Stunde) oder H87 (Stück). Software sollte diese Übersetzung automatisch leisten.

Fehler 2 — Rundungsdifferenzen: Wenn die Summe der Positionen 999,99 € ergibt, aber der angegebene Nettogesamtbetrag bei 1.000,00 € liegt, schlägt die Validierung an. XRechnung erlaubt eine Toleranz von einem Cent — alles darüber muss in einer separaten Rundungsposition (BT-114) ausgewiesen werden.

Fehler 3 — Fehlende Steuerkennzeichnung bei 0 %: Rechnungen über steuerbefreite Leistungen brauchen nicht nur den Steuersatz 0, sondern auch eine Kategorie (Z, E oder AE) und einen Begründungstext (BT-120) wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Wer das vergisst, produziert eine technisch korrekte, aber inhaltlich unzureichende Rechnung.

Schritt-für-Schritt: XRechnung erstellen

So sieht der praktische Ablauf in einem KMU-Workflow aus:

1. Stammdaten prüfen: Eigene USt-IdNr., Bankverbindung, Steuernummer hinterlegt? Käufer mit Leitweg-ID angelegt?
2. Rechnung anlegen: Klassisch wie immer — Positionen, Mengen, Preise, Steuersätze.
3. Format wählen: Beim Export „XRechnung" statt „PDF" oder „ZUGFeRD" auswählen.
4. Validieren: Vor dem Versand mit einem Validator (z. B. KoSIT-Validator) prüfen. Fehler werden zeilengenau zurückgemeldet.
5. Versenden: Per Peppol-Netzwerk an die Behörde oder per E-Mail an den B2B-Empfänger.
6. Archivieren: Das XML-Original GoBD-konform speichern — nicht das PDF eines Viewers.

Wenn Sie schon eine ZUGFeRD-Lösung haben

Eine gute Nachricht für alle, die bereits ZUGFeRD-Rechnungen erstellen: Da beide Formate auf EN 16931 basieren, liegen die meisten Daten bereits strukturiert vor. Eine Konvertierung ZUGFeRD → XRechnung ist technisch möglich, sofern alle Pflichtfelder gefüllt sind. Software, die beide Formate beherrscht, kann pro Rechnung entscheiden: ZUGFeRD für B2B-Kunden, XRechnung für Behörden.

Wer die Unterschiede zwischen den beiden Formaten genauer verstehen möchte, findet Details in unserem Vergleich XRechnung vs ZUGFeRD: Welches Format Sie wirklich brauchen.

Checkliste vor dem ersten Versand

• Eigene Stammdaten vollständig (USt-IdNr., Bankverbindung, Steuernummer)
• Käuferreferenz oder Leitweg-ID vom Empfänger erhalten
• Positionen mit korrekten UN/ECE-Maßeinheiten versehen
• Bruttobetrag = Nettobetrag + Steuerbetrag (geprüft auf Cent-Genauigkeit)
• Bei steuerbefreiten Positionen Begründungstext hinterlegt
• Datei durch Validator geprüft (z. B. KoSIT)
• Empfangsweg geklärt (Peppol, E-Mail-Anhang, Web-Upload)
• Archivierung als XML-Original eingerichtet

Fazit

Eine XRechnung erstellen ist technisch kein Hexenwerk — aber der Teufel steckt in den Details. Falsche Maßeinheiten, vergessene Leitweg-IDs oder unsauber gerundete Beträge führen zur Ablehnung, oft mit kryptischen Fehlermeldungen. Wer einmal die Pflichtfelder, die Validierungsregeln und die Routing-Mechanismen verstanden hat, produziert XRechnungen so beiläufig wie früher PDF-Rechnungen.

Vellonode unterstützt das Erstellen von XRechnungen ebenso wie ZUGFeRD- und PDF-Rechnungen — mit integrierter Validierung gegen EN 16931 und CIUS-Regeln, sodass Sie eine fehlerhafte Rechnung gar nicht erst versenden können. Ein guter Startpunkt für alle, die jetzt das Thema angehen, ohne sich selbst in XML-Schemata einlesen zu müssen.