Rechnungen
Rechnungen hochladen, erstellen, bearbeiten, versionieren und verwalten.
PDF-Rechnung hochladen
Um eine PDF-Rechnung hochzuladen:
- Navigieren Sie zur Rechnungsübersicht
- Klicken Sie auf "Neue Rechnung hochladen"
- Wählen Sie eine oder mehrere PDF-Dateien aus
- Die KI extrahiert automatisch alle Rechnungsdaten
- Prüfen Sie die extrahierten Daten (farbige Badges zeigen die Konfidenz)
- Speichern Sie die Rechnung
Die KI kann mehrere Rechnungen in einer PDF erkennen und automatisch aufteilen.
Artikel-Stammdaten verwalten
Artikel (Produkte/Dienstleistungen) für schnellere Rechnungserstellung:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Artikel
- Erstellen Sie neue Artikel mit:
- Artikelnummer (optional)
- Name und Beschreibung
- Preis und Einheit (STK, Std, kg, etc.)
- MwSt-Satz (19%, 7%, etc.)
- Kategorie
- GTIN/EAN (optional)
KI-Features:
- Automatisches Matching beim PDF-Upload
- Artikel werden basierend auf Name/Nummer erkannt
- Auto-Fill von Preis und MwSt-Satz
Die am häufigsten verwendeten Artikel werden oben angezeigt (usageCount).
PDF-Templates anpassen
Eigene PDF-Vorlagen für Rechnungen und Mahnungen:
- Gehen Sie zu Einstellungen → PDF-Templates
- Wählen Sie Template-Typ (Rechnung oder Mahnung)
- Laden Sie Ihr Logo/Briefkopf hoch
- Passen Sie das Template im Editor an:
- Felder per Drag & Drop platzieren
- Schriftarten und Farben anpassen
- Platzhalter für dynamische Daten
Verfügbare Platzhalter:
- {{invoiceNumber}}
- {{invoiceDate}}
- {{seller.name}}
- {{buyer.name}}
- {{lineItems}}
- {{totals.grossTotal}}
- uvm.
Das Template wird für alle Rechnungen dieser Organisation verwendet.
E-Mail-Postfach für automatischen Rechnungsempfang
Automatischer Rechnungsempfang per E-Mail:
- Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail-Einstellungen
- Wählen Sie einen eindeutigen E-Mail-Präfix
- Ihre Organisation erhält: <prefix>@einstellungen.domain
- Geben Sie Ihre Buchhaltungs-E-Mail als Reply-To an
Funktionsweise:
- E-Mails an diese Adresse werden automatisch verarbeitet
- PDF-Anhänge werden extrahiert und als Rechnung angelegt
- Sie erhalten eine Weiterleitung an Ihre Buchhaltungs-E-Mail
- Alle E-Mails werden archiviert
Sicherheit:
- Nur PDFs werden verarbeitet
- Spam-Schutz aktiv
- Alle E-Mails werden geloggt
Fehlerbehandlung bei KI-Extraktion
Was tun, wenn die KI-Extraktion fehlschlägt?
Konfidenz-Badges:
- Grün (>90%): Sehr sicher
- Gelb (70-90%): Prüfen empfohlen
- Rot (<70%): Manuelle Korrektur nötig
Häufige Probleme:
- Schlechte PDF-Qualität → Verwenden Sie hochauflösende Scans
- Handschriftliche Rechnungen → Manuell erfassen
- Komplexe Tabellenstrukturen → Einzeln prüfen
- Mehrere Rechnungen pro PDF → System teilt automatisch auf
Manual Override:
- Sie können ALLE Felder manuell überschreiben
- Erstellen Sie eine neue Version der Rechnung
- Original-PDF bleibt unverändert erhalten
Support kontaktieren:
- Bei wiederkehrenden Problemen
- Wir verbessern die KI kontinuierlich
Geschäftspartner verwalten
Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten) verwalten:
Automatische Erstellung:
- Geschäftspartner werden automatisch beim Rechnungsupload erkannt
- Die USt-IdNr. dient als primäres Identifikationsmerkmal
- Bestehende Partner werden automatisch zugeordnet
Manuelle Verwaltung:
- Gehen Sie zu "Geschäftspartner" in der Navigation
- Klicken Sie auf "Neuer Geschäftspartner"
- Erfassen Sie:
- Name und Adresse
- USt-IdNr. (wichtig für Matching!)
- IBAN (für Zahlungsabgleich)
- DATEV-Kontonummer (Debitor/Kreditor)
DATEV-Integration:
- Debitoren (Kunden): Konten 10000-69999
- Kreditoren (Lieferanten): Konten 70000-99999
- Die Kontonummer wird beim DATEV-Export verwendet
Matching-Logik:
- USt-IdNr.: Höchste Priorität beim Matching
- IBAN: Wird für Zahlungsabgleich genutzt
- Name: Fuzzy-Matching als Fallback
Tipp: Pflegen Sie die USt-IdNr. immer vollständig (z.B. DE123456789)
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
E-Rechnung unterscheidet automatisch zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen:
Automatische Erkennung:
- Beim Upload wird die Richtung automatisch erkannt
- Basiert auf: Wer ist Verkäufer, wer ist Käufer?
- Ihre Organisation wird mit Verkäufer/Käufer abgeglichen
Eingangsrechnungen (incoming):
- Sie sind der Käufer
- Rechnungen von Lieferanten an Sie
- Erscheinen unter "Eingangsrechnungen"
- Werden für Mahnwesen NICHT berücksichtigt
Ausgangsrechnungen (outgoing):
- Sie sind der Verkäufer
- Rechnungen von Ihnen an Kunden
- Erscheinen unter "Ausgangsrechnungen"
- Können gemahnt werden (Dunning System)
Manuelle Korrektur:
- Die Richtung kann nachträglich geändert werden
- Öffnen Sie die Rechnung → Aktionen → Richtung ändern
Filter und Export:
- In der Übersicht können Sie nach Richtung filtern
- DATEV-Export unterscheidet automatisch die Konten
Rechnungsversionen und Änderungen
Jede Änderung an einer Rechnung wird versioniert:
Versionierung:
- Jede Rechnung hat eine Versionshistorie
- Original-Extraktion = Version 1
- Jede Bearbeitung erstellt eine neue Version
- Alte Versionen bleiben erhalten
Änderungen vornehmen:
- Öffnen Sie die Rechnungsdetails
- Klicken Sie auf "Bearbeiten"
- Ändern Sie die gewünschten Felder
- Klicken Sie auf "Speichern"
- Eine neue Version wird erstellt
Versionen vergleichen:
- Unter "Versionen" sehen Sie alle Änderungen
- Klicken Sie auf eine Version für Details
- Änderungen werden farblich hervorgehoben
Original-PDF:
- Das Original-PDF bleibt IMMER unverändert
- Nur die extrahierten Daten werden versioniert
- Sie können jederzeit zum Original zurückkehren
Audit-Trail:
- Wer hat wann was geändert?
- Alle Änderungen sind nachvollziehbar
- Wichtig für Compliance und Revision
Multi-Rechnung PDF - Mehrere Rechnungen in einer Datei
E-Rechnung erkennt automatisch mehrere Rechnungen in einer PDF:
Automatische Erkennung:
- Die KI analysiert die gesamte PDF
- Unterschiedliche Rechnungsnummern werden erkannt
- Seitenbereiche werden automatisch zugeordnet
Was passiert beim Upload?
- PDF wird hochgeladen
- KI erkennt: "Diese PDF enthält 3 Rechnungen"
- System erstellt 3 separate Rechnungsdatensätze
- Jede Rechnung referenziert den Seitenbereich im Original-PDF
Seitenbereich (_pageRange):
- startPage: Erste Seite der Rechnung
- endPage: Letzte Seite der Rechnung
- Original-PDF bleibt unverändert
Vorteile:
- Sammel-PDFs müssen nicht manuell aufgeteilt werden
- Jede Rechnung wird einzeln verarbeitet
- Individuelles Matching und Mahnwesen pro Rechnung
Einschränkungen:
- Mindestens eine eindeutige Rechnungsnummer pro Rechnung
- Seiten sollten zusammenhängend sein
- Bei Problemen: PDF manuell aufteilen
Tipp: Scannen Sie Rechnungen nach Möglichkeit einzeln für beste Ergebnisse
Rechnungspositionen und Einheitencodes
Rechnungspositionen korrekt erfassen:
Pflichtfelder pro Position:
- Beschreibung (Name des Produkts/Service)
- Menge
- Einheit (STK, Std, kg, etc.)
- Einzelpreis (netto)
- MwSt-Satz (19%, 7%, 0%)
Einheitencodes (UN/ECE Rec. 20):
- C62: Stück (STK, Stk, pcs)
- HUR: Stunde (Std, h)
- KGM: Kilogramm (kg)
- MTR: Meter (m)
- LTR: Liter (l)
- MON: Monat
- DAY: Tag
- KWH: Kilowattstunde (kWh)
- KWT: Kilowatt (kW)
Automatische Umrechnung:
- Deutsche Einheiten werden automatisch konvertiert
- "Stück" → C62
- "Stunde" → HUR
- "kWh" → KWH
- Nicht erkannte Einheiten werden mit C62 (Stück) exportiert
- "Pauschal" → C62
MwSt-Sätze in Deutschland:
- 19%: Regelsteuersatz
- 7%: Ermäßigt (Lebensmittel, Bücher, etc.)
- 0%: Steuerbefreit (Export, Heilbehandlungen)
Rabatte:
- Können als separate Position mit negativem Betrag erfasst werden
- Oder als Prozent-Rabatt auf einzelne Positionen
Rechnungen suchen und filtern
Finden Sie Rechnungen schnell mit der Suchfunktion:
Schnellsuche:
- Oben in der Rechnungsübersicht
- Sucht nach: Rechnungsnummer, Kunde, Betrag
- Ergebnisse werden live angezeigt
Filter:
- Zeitraum (von/bis)
- Richtung (Eingang/Ausgang)
- Status (offen, bezahlt, überfällig, storniert)
- Geschäftspartner
- Betrag (min/max)
Erweiterte Suche:
- Klicken Sie auf "Erweiterte Filter"
- Kombinieren Sie mehrere Kriterien
- Filter können gespeichert werden
Sortierung:
- Klicken Sie auf Spaltenüberschriften
- Aufsteigend/Absteigend
- Standard: Neueste zuerst
Export der Suchergebnisse:
- Filtern Sie die gewünschten Rechnungen
- Klicken Sie auf "Exportieren"
- Wählen Sie: CSV, Excel oder DATEV
Tastenkürzel:
- Strg+F: Suche fokussieren
- Enter: Suche ausführen
- Esc: Suche schließen
Rechnungen stornieren und gutschreiben
Eine falsche Rechnung wird storniert, nicht gelöscht. Es gibt zwei Wege, und welcher gilt, hängt davon ab, ob der Beleg schon beim Empfänger ist.
Storno-Vermerk (Beleg war noch nicht heraus):
- Die Rechnung wird als storniert gekennzeichnet und verschwindet aus der Übersicht
- Es entsteht kein zweiter Beleg und keine neue Rechnungsnummer
- Die vergebene Nummer bleibt belegt — der Nummernkreis bleibt lückenlos
- Ein Fehlklick lässt sich zurücknehmen
Gutschrift (Beleg ist beim Empfänger):
- Ein eigener Beleg mit Dokumentenart 381, der auf die Ursprungsrechnung verweist
- Die Beträge sind positiv; das Vorzeichen steckt in der Dokumentenart, so verlangt es EN16931
- Der Verweis ist Pflicht: § 31 Abs. 5 UStDV verlangt die spezifische Bezeichnung der berichtigten Rechnung
- Nötig, weil Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer bis zur Berichtigung gegenüber dem Empfänger schulden (§ 14c UStG)
So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie die Rechnung
- Wählen Sie "Stornieren"
- Die Anwendung schlägt den passenden Weg vor und nennt den Grund
- Bei einer Gutschrift prüfen Sie Betrag und Datum, bevor Sie sie anlegen
Auswirkungen:
- Stornierte Rechnungen werden nicht mehr gemahnt und zählen nicht als offener Posten
- Sie bleiben über den Filter "Stornierte anzeigen" auffindbar
- Eine Teilgutschrift hebt die Rechnung nicht auf: Sie bleibt offen, nur gemindert
Löschen statt stornieren:
- Ist die Löschsperre eingeschaltet, lassen sich versendete, als E-Rechnung heruntergeladene, bezahlte, freigegebene oder nach DATEV übertragene Rechnungen nicht mehr löschen
- Ein Fehl-Upload, ein Duplikat oder eine misslungene Extraktion bleibt löschbar, solange er weder heruntergeladen noch verbucht ist
- Danach hilft nur noch ein Administrator, der die Löschung begründet; sie wird protokolliert
- Ohne eingeschaltete Sperre gilt diese Einschränkung nicht — sie steht unter Einstellungen → Archivmodus
Duplikaterkennung bei Rechnungen
E-Rechnung erkennt automatisch doppelte Rechnungen:
Automatische Erkennung:
- Beim Upload wird ein SHA256-Hash der PDF erstellt
- Identische PDFs werden sofort erkannt
- Warnung: "Diese Datei wurde bereits hochgeladen"
Ähnlichkeitsprüfung:
- Auch bei unterschiedlichen PDFs wird geprüft:
- Gleiche Rechnungsnummer
- Gleicher Verkäufer
- Gleiches Datum
- Gleicher Betrag
Was passiert bei Duplikat?
- Warnung wird angezeigt
- Link zur existierenden Rechnung
- Sie können trotzdem fortfahren (wenn gewünscht)
- Oder: Upload abbrechen
Häufige Ursachen:
- PDF wurde mehrfach gescannt
- E-Mail-Weiterleitung mit gleicher Rechnung
- Verschiedene Dateiversionen (Druck vs. Digital)
Duplikate zusammenführen:
- Ist nicht automatisch möglich
- Löschen Sie das Duplikat manuell
- Oder: Markieren Sie als "Doppelt" (Notiz hinzufügen)
Tipp: Benennen Sie PDFs eindeutig (z.B. RE-2024-001_Firma.pdf)
Zahlungsbedingungen verwalten
Zahlungsbedingungen (Payment Terms) in Rechnungen festlegen:
So setzen Sie Zahlungsbedingungen:
- Öffnen Sie eine Rechnung im Editor
- Scrollen Sie zum Bereich "Zahlungsbedingungen"
- Wählen Sie aus:
- Zahlungsziel in Tagen (z.B. 30 Tage netto)
- Fälligkeitsdatum
- Skonto-Bedingungen (z.B. 2% bei Zahlung innerhalb 10 Tagen)
- Freitext für besondere Vereinbarungen
ZUGFeRD-Felder:
- BT-9: Fälligkeitsdatum
- BT-20: Zahlungsbedingungen (Freitext)
- BG-20: Zahlungsbedingungsgruppe mit Skonto
Standard-Zahlungsbedingungen:
- Können in den Organisationseinstellungen hinterlegt werden
- Werden automatisch in neue Rechnungen übernommen
- Individuell pro Rechnung anpassbar
Häufige Zahlungsziele:
- Sofort fällig (0 Tage)
- 14 Tage netto
- 30 Tage netto
- 60 Tage netto (Großkunden)
Sofort fällig: Tragen Sie unter Einstellungen → Zahlungsbedingungen als Zahlungsziel 0 Tage ein. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung ist dann das Rechnungsdatum. Verwenden Sie dafür eine Text-Vorlage ohne den Platzhalter {daysUntilDue} (z.B. "Zahlbar sofort ohne Abzug."), sonst steht "0 Tagen" auf der Rechnung.
Tipp: Kürzere Zahlungsziele verbessern Ihre Liquidität.
Rechnungen per E-Mail versenden
Rechnungen und Mahnungen direkt aus der Anwendung per E-Mail versenden:
So versenden Sie eine Rechnung:
- Öffnen Sie die Rechnung
- Klicken Sie auf "Aktionen" → "Per E-Mail senden"
- Prüfen Sie den Empfänger (wird automatisch vom Geschäftspartner übernommen)
- Passen Sie Betreff und Nachricht an (oder nutzen Sie die Vorlage)
- Die Rechnung wird als PDF angehängt
- Klicken Sie auf "Senden"
E-Mail-Einstellungen:
- Absendername und -adresse konfigurieren unter Einstellungen → E-Mail
- Standard-Vorlagen für Rechnungsversand anpassen
- CC-Adressen für die eigene Buchhaltung hinterlegen
Automatischer Versand:
- Mahnungen können automatisch versendet werden (Dunning System)
- Konfigurierbar pro Mahnstufe
- Auto-Send mit Zeitplanung
Versandhistorie:
- Alle gesendeten E-Mails werden protokolliert
- Status: gesendet, zugestellt, fehlgeschlagen
- Unter "Rechnung" → "E-Mail-Verlauf" einsehbar
Voraussetzungen:
- E-Mail-Versand ist ab dem Starter-Plan verfügbar
- Resend als E-Mail-Provider konfiguriert
- Gültige Empfänger-E-Mail beim Geschäftspartner
Rechnungsversionen vergleichen (Diff-View)
Änderungen zwischen Rechnungsversionen visuell vergleichen:
So nutzen Sie den Diff-View:
- Öffnen Sie eine Rechnung
- Klicken Sie auf "Versionen" (oben rechts)
- Wählen Sie zwei Versionen zum Vergleich aus
- Der Diff-View zeigt alle Unterschiede
Darstellung:
- Grün hinterlegt: Neue/hinzugefügte Werte
- Rot hinterlegt: Entfernte/geänderte Werte
- Grau: Unveränderte Felder
Vergleichbare Felder:
- Kopfdaten (Rechnungsnummer, Datum, etc.)
- Verkäufer- und Käuferdaten
- Einzelne Positionen (Menge, Preis, MwSt)
- Summen und Totals
- Zahlungsbedingungen
Anwendungsfälle:
- Prüfen, was die KI beim Nachextrahieren geändert hat
- Nachvollziehen von manuellen Korrekturen
- Audit und Compliance: Wer hat was wann geändert?
Tipp: Der Diff-View ist besonders nützlich, wenn Sie eine Rechnung nach der KI-Extraktion manuell korrigiert haben und die Änderungen nachvollziehen möchten.
Rechnung mit KI erstellen
Erstellen Sie neue Rechnungen mit KI-Unterstützung:
So erstellen Sie eine Rechnung:
- Gehen Sie zur Rechnungsübersicht
- Klicken Sie auf "Neue Rechnung erstellen"
- Wählen Sie den Empfänger (Geschäftspartner) oder legen Sie einen neuen an
- Fügen Sie Positionen hinzu:
- Manuell: Beschreibung, Menge, Preis eingeben
- Per Artikel: Wählen Sie aus Ihren Stammdaten (Auto-Fill)
- Prüfen Sie Summen und MwSt
- Speichern und optional als PDF/ZUGFeRD exportieren
KI-Unterstützung:
- Artikelvorschläge basierend auf häufig verwendeten Artikeln
- Automatische Berechnung von Summen und MwSt
- Vorschläge für Zahlungsbedingungen
- Automatische Nummernvergabe
Vorlagen:
- Nutzen Sie PDF-Templates für einheitliches Erscheinungsbild
- Firmenlogo und Branding werden automatisch eingefügt
- Verschiedene Templates für verschiedene Zwecke
Rechnungstypen:
- Ausgangsrechnung (Standard)
- Gutschrift (negativer Betrag)
- Proforma-Rechnung
Tipp: Legen Sie häufig verwendete Artikel als Stammdaten an, um die Rechnungserstellung zu beschleunigen.
Geschäftspartner automatisch erkennen
E-Rechnung erkennt Geschäftspartner automatisch beim Rechnungsupload:
Automatische Erkennung:
- Beim PDF-Upload extrahiert die KI Verkäufer- und Käuferdaten
- USt-IdNr. wird als primäres Identifikationsmerkmal verwendet
- Das System prüft, ob der Partner bereits existiert
Matching-Logik:
- USt-IdNr.-Abgleich (höchste Priorität, eindeutig)
- IBAN-Abgleich (für Zahlungszuordnung)
- Name + Adresse (Fuzzy-Matching als Fallback)
Automatische Erstellung:
- Wird ein neuer Geschäftspartner erkannt, wird er automatisch angelegt
- Alle verfügbaren Daten werden übernommen:
- Name und Adresse
- USt-IdNr.
- Bankverbindung (IBAN/BIC)
- Kontaktdaten (falls extrahiert)
Zuordnung zu Rechnungen:
- Verkäufer (seller) und Käufer (buyer) werden automatisch verknüpft
- Die Richtung (Eingang/Ausgang) wird anhand der Organisation bestimmt
- Bei Mehrdeutigkeit: Manuelle Bestätigung erforderlich
DATEV-Kontonummer:
- Wird NICHT automatisch vergeben
- Muss manuell beim Geschäftspartner hinterlegt werden
- Debitoren: 10000-69999, Kreditoren: 70000-99999
Tipp: Prüfen Sie nach dem Upload die automatisch erkannten Geschäftspartner und ergänzen Sie fehlende Daten wie DATEV-Kontonummer und IBAN.
Freigabe-Workflows einrichten
Mehrstufige Freigabe-Workflows für Rechnungen konfigurieren:
Was sind Freigabe-Workflows?
- Automatische Genehmigungsprozesse für Rechnungen
- Mehrstufig: z.B. erst Teamleiter, dann Geschäftsführung
- Schwellenwertbasiert: Workflow greift ab einem bestimmten Betrag
- Richtungsbasiert: Getrennte Workflows für Eingangs-/Ausgangsrechnungen
So erstellen Sie einen Workflow:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Freigabe-Workflows
- Klicken Sie auf "Neuer Workflow"
- Vergeben Sie einen Namen (z.B. "Rechnungen über 5.000 €")
- Setzen Sie den Schwellenwert (Betrag, ab dem der Workflow greift)
- Optional: Richtung festlegen (Eingang, Ausgang oder beide)
- Fügen Sie Freigabe-Schritte hinzu:
- Schritt 1: Wählen Sie den Freigeber (konkreter Benutzer)
- Schritt 2: Weiterer Freigeber (bei mehrstufiger Freigabe)
- Optional: "Alle Freigeber erforderlich" aktivieren
- Speichern und aktivieren
Wie funktioniert die Freigabe?
- Beim Upload/Erstellen wird geprüft, ob ein Workflow greift
- Es wird immer der Workflow mit dem höchsten passenden Schwellenwert gewählt
- Der zugewiesene Freigeber erhält eine Benachrichtigung
- Die Rechnung kann erst nach Freigabe exportiert werden (ZUGFeRD, DATEV)
Freigabe erteilen:
- Öffnen Sie die Rechnung
- Klicken Sie auf "Freigeben" oder "Ablehnen"
- Optional: Kommentar hinzufügen
- Bei Ablehnung: Alle Org-Mitglieder werden benachrichtigt
Voraussetzungen:
- Max-Plan oder Enterprise erforderlich
- Nur Admins können Workflows konfigurieren
- Freigeber müssen Mitglieder der Organisation sein
Kostenstellen zuordnen
Ordnen Sie Rechnungen Kostenstellen zu für präzise Kostenverteilung:
Was sind Kostenstellen?
- Organisatorische Einheiten zur Kostenzuordnung (z.B. Marketing, IT, Vertrieb)
- Jede Kostenstelle hat einen Code und Namen
- Prozentuale Aufteilung auf mehrere Kostenstellen möglich
Kostenstellen verwalten:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Kostenstellen
- Klicken Sie auf "Neue Kostenstelle"
- Geben Sie ein:
- Code (z.B. "KST-100")
- Name (z.B. "Marketing")
- Beschreibung (optional)
- Speichern
Kostenstellen einer Rechnung zuordnen:
- Öffnen Sie eine Rechnung
- Klicken Sie auf "Kostenstellen"
- Wählen Sie eine oder mehrere Kostenstellen
- Verteilen Sie die Prozentanteile (müssen 100% ergeben)
- Speichern
Beispiel: Büromaterial-Rechnung über 1.000 €
- IT: 40% (400 €)
- Marketing: 30% (300 €)
- Verwaltung: 30% (300 €)
Regeln:
- Die Summe der Prozentanteile muss exakt 100% ergeben
- Kostenstellen sind organisationsspezifisch
- Nur Kostenstellen der eigenen Organisation können zugeordnet werden
- Zuordnungen können jederzeit geändert werden
Voraussetzungen:
- Max-Plan oder Enterprise erforderlich
- Kostenstellen müssen vorher angelegt werden