Zahlungen & Bank

Payment Reconciliation - Bankkonten verbinden

Bankkonten für automatisches Zahlungsmatching:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Bankkonten
2. Klicken Sie auf "Bankkonto hinzufügen"
3. Geben Sie IBAN, BIC und Bankname ein
4. Laden Sie einen Kontoauszug hoch (CSV oder PDF)
5. Das System erkennt automatisch das Format

Unterstützte Formate:

• CSV (Sparkasse, Volksbank, etc.)
• PDF-Kontoauszüge (OCR-basiert)

Die KI matched Transaktionen automatisch mit Rechnungen anhand von:

• IBAN
• Rechnungsnummer im Verwendungszweck
• Betrag
• Datum

Verträge für wiederkehrende Zahlungen

Verträge (Contracts) für wiederkehrende Einnahmen/Ausgaben:

Beispiele:

• Miete (monatlich)
• Gehälter (monatlich)
• Software-Abonnements (monatlich/jährlich)
• Versicherungen (jährlich)

So erstellen Sie einen Vertrag:

1. Gehen Sie zu Verträge → "Neuer Vertrag"
2. Wählen Sie Typ: Ausgabe oder Einnahme
3. Wählen Sie Kategorie (z.B. "Software-Abo")
4. Geben Sie Gegenseite und IBAN ein
5. Setzen Sie erwarteten Betrag und Periode
6. Das System matched automatisch Transaktionen

Vorteile:

• Automatisches Matching von Transaktionen
• Warnung bei Abweichungen vom erwarteten Betrag
• Mehrere Rechnungen können einem Vertrag zugeordnet werden

Kontoauszug-Formate und Import

Unterstützte Formate für den Kontoauszug-Import:

CSV-Import:

• Automatische Format-Erkennung
• Unterstützt: Sparkasse, Volksbank, Deutsche Bank, Commerzbank, etc.
• Spalten: Datum, Betrag, Verwendungszweck, Gegenkonto-IBAN
• Encoding: UTF-8 oder ISO-8859-1

PDF-Import:

• OCR-basierte Extraktion
• Funktioniert mit Standard-Kontoauszügen
• Mehrseitige PDFs werden unterstützt
• Qualität abhängig von PDF-Qualität

So importieren Sie:

1. Gehen Sie zu "Bankkonten"
2. Wählen Sie das Konto aus
3. Klicken Sie auf "Kontoauszug importieren"
4. Wählen Sie CSV oder PDF
5. Das System erkennt automatisch das Format

Duplikaterkennung:

• Bereits importierte Transaktionen werden erkannt (SHA256)
• Keine doppelten Buchungen möglich
• Hinweis bei Duplikaten

Fehlerbehandlung:

• Bei Problemen: Prüfen Sie das Datumsformat (DD.MM.YYYY)
• Beträge mit Komma als Dezimaltrennzeichen
• Negative Beträge für Ausgaben

Zahlungsabgleich - Matching-Algorithmus

So funktioniert das automatische Zahlungs-Matching:

Matching-Strategien (nach Priorität):

1. IBAN-Matching (höchste Konfidenz)

   • Gegenkonto-IBAN wird mit Geschäftspartnern abgeglichen
   • Automatische Zuordnung bei eindeutigem Match

2. Rechnungsnummer im Verwendungszweck

   • Suche nach Rechnungsnummern im Text
   • Pattern-Matching für gängige Formate

3. Betragsabgleich

   • Offene Rechnungen mit passendem Betrag
   • Toleranz: +/- 1% für Rundungsdifferenzen

4. Vertragsabgleich

   • Wiederkehrende Zahlungen werden Verträgen zugeordnet
   • Basiert auf Betrag, IBAN und Periode

Konfidenz-Stufen:

• 90%: Automatische Zuordnung

• 70-90%: Vorschlag zur Bestätigung
• <70%: Manuelle Zuordnung erforderlich

Manuelle Zuordnung:

1. Öffnen Sie die Transaktion
2. Klicken Sie auf "Match-Vorschläge"
3. Wählen Sie die passende Rechnung oder Vertrag
4. Bestätigen Sie die Zuordnung

Tipp: Pflegen Sie IBANs bei Geschäftspartnern für besseres Matching

Bankkonten der Organisation einrichten

Bankkonten für Ihre Organisation verwalten:

Bankkonto hinzufügen:

1. Gehen Sie zu "Einstellungen" → "Bankkonten"
2. Klicken Sie auf "Bankkonto hinzufügen"
3. Geben Sie ein:
   • Kontobezeichnung (z.B. "Geschäftskonto")
   • IBAN (wird validiert)
   • BIC (optional, wird oft automatisch ermittelt)
   • Bankname
4. Speichern Sie das Konto

Aktiv/Inaktiv:

• Aktive Konten werden für Matching verwendet
• Inaktive Konten werden archiviert
• Sie können Konten reaktivieren

Mehrere Konten:

• Organisationen können beliebig viele Konten haben
• Jedes Konto hat eigene Transaktionen
• Kontoauszüge werden pro Konto importiert

IBAN in Rechnungen:

• Ihre IBAN wird in Ausgangsrechnungen verwendet
• Erscheint im ZUGFeRD-Export (BT-84)
• Wichtig für automatische Zahlung durch Kunden

Tipp: Verwenden Sie sprechende Bezeichnungen wie "Hauptkonto", "Sparkonto", etc.

Transaktionen manuell zuordnen

So ordnen Sie Transaktionen manuell zu Rechnungen oder Verträgen:

Manuelle Zuordnung:

1. Gehen Sie zu "Transaktionen"
2. Finden Sie die nicht zugeordnete Transaktion
3. Klicken Sie auf die Transaktion
4. Wählen Sie "Manuell zuordnen"

Zuordnung zu Rechnung:

• Suchen Sie nach Rechnungsnummer oder Kunde
• Wählen Sie die passende Rechnung
• Bestätigen Sie die Zuordnung
• Rechnung wird als "bezahlt" markiert

Zuordnung zu Vertrag:

• Wählen Sie "Vertrag zuordnen"
• Suchen Sie den passenden Vertrag
• Monatliche Zahlungen werden automatisch erkannt

Teilzahlung:

• Eine Transaktion kann mehreren Rechnungen zugeordnet werden
• Geben Sie den Teilbetrag pro Rechnung an
• Der Zahlungsstatus wird entsprechend aktualisiert

Zuordnung aufheben:

• Öffnen Sie die zugeordnete Transaktion
• Klicken Sie auf "Zuordnung aufheben"
• Die Rechnung wird wieder als "offen" markiert

Match-Vorschläge:

• Das System zeigt automatisch Vorschläge
• Basierend auf IBAN, Betrag und Verwendungszweck
• Sortiert nach Konfidenz

Skonto und Frühzahlerrabatt

Skonto-Bedingungen in Rechnungen hinterlegen:

Was ist Skonto?

• Preisnachlass bei Zahlung innerhalb einer kurzen Frist
• Üblich: 2% bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen
• Incentive für schnelle Zahlung

So hinterlegen Sie Skonto:

1. Öffnen Sie die Rechnung im Editor
2. Gehen Sie zu "Zahlungsbedingungen"
3. Aktivieren Sie "Skonto"
4. Geben Sie ein:
   • Skonto-Prozentsatz (z.B. 2%)
   • Skonto-Frist in Tagen (z.B. 10 Tage)
   • Netto-Zahlungsziel (z.B. 30 Tage)

ZUGFeRD-Abbildung:

• Skonto wird in der BG-20 Zahlungsbedingungsgruppe abgebildet
• Automatisch korrekt im XML-Export enthalten
• Kompatibel mit EN16931

Zahlungsabgleich mit Skonto:

• Das System erkennt Skonto-Abzüge automatisch
• Toleranz wird bei der Betragsprüfung berücksichtigt
• Teilzahlungen mit Skonto werden korrekt verbucht

Beispiel:

• Rechnungsbetrag: 1.000 €
• Skonto: 2% bei Zahlung in 10 Tagen = 980 €
• Zahlung von 980 € wird automatisch als vollständig erkannt